Club Dématérialisation

Dématérialisation : comment signer numériquement un appel d'offre en marchés publique ?

2011-04-18T15:25:00.000+02:00

L'affaire remonte au 21 février dernier. La société MC²I demande au tribunal administratif de Toulouse de faire annuler l'appel d'offre émis par le Centre national de la recherche scientifique (CNRS) au motif que sa candidature aurait été écartée injustement.

Le CNRS a effectivement rejeté ladite candidature pour "absence de signature électronique des pièces de la candidature et de l'offre pour lesquelles une telle signature est requise". Or pour la société MC²I, le fait d'avoir signé numériquement le fichier .zip contenant tous les documents vallait signature pour chacun des documents contenus.

Le tribunal administratif a infirmé cette hypothèse et donné raison au CNRS en rappelant que la signature de fichiers zip "ne peut pallier l'absence de signature électronique des documents figurant dans ces fichiers" (ordonnance du 9 mars 2001).

L'appel d'offre a été déclaré valide et la candidature de la société MC²I, rejetée.

Le tribunal a également rappelé qu'une signature manuelle scannée n'a pas valeur de signature numérique : "la circonstance que les documents requis, et notamment l'acte d'engagement, aient été signés sur le support papier et scannés avant leur transmission électronique est a fortiori sans incidence sur le bien-fondé de la constatation par le pouvoir adjudicateur de leur absence de signature sous forme électronique, telle que requise par les textes et le règlement de la consultation".

Ce jugement confirme les recommandations émises par la direction des affaires juridiques de Bercy en mai dans son "guide pratique de la dématérialisation des marchés publics 2010". Ainsi la seule signature d'un fichier zip contenant l'ensemble des documents de marché n'apparaît pas suffisante et ne peut être assimilée à la signature électronique de chacun de ces documents.

Sources : Le Moniteur

Etude Markess-Primobox: Atouts de la dématérialisation des flux RH - Focus sur les bénéfices!

2011-02-23T14:37:00.001+01:00

Une étude Markess parue en février 2011 fait le point sur la dématérialisation dans les métiers des ressources humaines. Elle prends le temps d'analyser les retours des directeurs des ressources humaines interrogés autour des thématiques suivantes:

Les types de documents que les RH doivent traiter
Le périmètre de la dématérialisation
La dématérialisation des documents à valeur légale
Les bénéfices de la dématérialisation des documents RH
Les facteurs clés du succès des projets de dématérialisation des documents RH
l'adhésion des collaborateurs à la dématérialisation des documents RH
Les attentes envers les offreurs de solutions
Les acteurs du marché de la dématérialisation de documents RH

Arrêtons-nous un instant sur la partie "bénéfices" de la dématérialisation des documents RH.

Sur les 98 décideurs qui ont répondus à la question, 72% estiment que l'accessibilité des documents RH archivés est incontournable... 70% placent l'économie dans leurs choix de réponse et 60% insistent sur une amélioration notable de la productivité (Raccourcissement des délais de réponse).

Cette étude a été réalisée par Markess pour le compte de Primobox, membre du Club Alliances Dématérialisation et du Club Alliances DRH.

Vous pouvez télécharger la version complète de l'étude ici

10 recommandations pour établir l’e-Confiance en 2011

2011-02-07T14:29:00.000+01:00

Alors que les échanges Internet se développent de manière exponentielle, la sécurité de ces échanges est chaque jour mise à mal. Pour rétablir la confiance et favoriser les échanges entre entreprises, particuliers et organisations, CertEurope liste les 10 recommandations pour établir l’e-Confiance en 2011.

1. Protéger son identité numérique

Chaque année en France, plus de 210 000 personnes sont victimes d'une usurpation d'identité (source Credoc). L’usurpation d’identité est une menace pour les individus mais également pour les entreprises, dont la maîtrise de l’image et de la réputation est essentielle à leur survie, alors que les usages croissants des réseaux sociaux ont démultiplié ce risque.

Les solutions pour se prémunir existent: "l’authentification forte "constitue l’une des parades. Le secteur bancaire par exemple propose d’ores et déjà ce service aux clients entreprises, et sont aujourd’hui en réflexion, poussées par les recommandations de l’Etat, pour déployer ce même service vers les particuliers.

2. Sécuriser les échanges électroniques

76% des internautes opèrent leurs démarches administratives en ligne (TNS 2008), l’eCommerce est toujours en croissance, soit +26% selon la fédération du e-commerce et de la vente à distance (Fevad) cette année.

Pour favoriser le développement des échanges électroniques, avec tous les avantages que cela apporte, il faut pouvoir assurer la même fiabilité que les échanges traditionnels, en validant de façon certaine l’identité d’une personne ou d’une société et en garantissant l’intégrité des données échangées. Les technologies de signatures et de certificats électroniques répondent à cette problématique de manière fiable depuis maintenant 10 ans (loi du 13 mars 2000).

En outre, dans cette même logique, le gouvernement a récemment lancé le label IDéNum, qui vise à favoriser le déploiement pour le plus grand nombre, de solutions déjà éprouvées : les certificats électroniques, afin d’offrir aux internautes des accès plus sûrs aux différents services Internet.

3. Garantir la valeur probante des échanges

La signature électronique a la même valeur que la signature manuscrite. Un email signé électroniquement a valeur de preuve, ce qui peut s’avérer essentiel dans les échanges inter entreprises mais également entre les citoyens et l’administration par exemple.

La loi n°2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique a modifié les règles de preuves du Code civil. Dorénavant, l'article 1316-1 du Code civil reconnaît que "l'écrit sur support électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont l'écrit émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité".

D'autre part, l'article 1316-4 du Code civil reconnaît que la signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite, sous réserve que le procédé de signature électronique soit fiable. L'article 1316-4 du Code civil prévoit également le principe d'une présomption légale de fiabilité du procédé de signature électronique; les conditions permettant de bénéficier de cette présomption étant détaillées dans le Décret n°2001-272 du 30 mars 2001.

4. Sécuriser l’accès aux applications en mode SAAS

De plus en plus nombreuses à adopter le mode « Service à la demande », les entreprises sont parvenues à optimiser les coûts, à accélérer les déploiements, à réaliser une meilleure répartition budgétaire et à renforcer la mobilité et le nomadisme, via des accès distants, à partir d’un simple navigateur ou de terminaux mobiles.

Mais les aspects de géo-localisation, de sécurité des échanges (authentification des accès ou archivage en regard des législations en vigueur), d’authentification unique (SSO), sont au cœur de l’informatique à la demande et constituent les facteurs clés de la dématérialisation des échanges dans des environnements applicatifs en Cloud.

5. En finir avec les Logins et mots de passe

On ne compte plus le nombre de mots de passe et code d’accès qu’un individu doit retenir, tant pour ses usages privés que professionnels. Les entreprises ont ouvert leur périmètre et leur système d’information à de nombreux acteurs externes (partenaires, clients, fournisseurs), qui peuvent accéder aux systèmes via des login et mot de passe. Outre le fait qu’il devient difficile de mémoriser une moyenne de 10 mots de passe, la sécurité basée sur le login / mot de passe n’est plus adaptée aujourd’hui.

En effet, nos ordinateurs ne sont pas à l’abri des programmes malveillants de type Keyloggers (enregistreurde frappe) capables de capter ce qu’un utilisateur saisi sur son clavier. Leur usage s’est largement multiplié et il n’est pas nécessaire d'être informaticien pour utiliser ce type de programme. On les trouve en effet prêt à l’emploi sur Internet !

La parade, une nouvelle fois, c’est le certificat électronique. Logiciel ou sur un support cryptographique, le certificat électronique garantit la sécurité des connections.

6. S’appuyer sur le certificat électronique

Le certificat électronique peut être adopté par tous aujourd’hui comme garantie d’une sécurité fiable des différents échanges Internet et email, et ce afin de se prémunir contre les risques d’usurpation, de détournement et de malversation.

Plusieurs niveaux de sécurité peuvent être opérés avec le certificat, en fonction des exigences de sécurité :

classe 1 : adresse électronique du demandeur requise
classe 2 : preuve de l'identité requise (photocopie de carte d'identité par exemple)
classe 3 : présentation physique du demandeur obligatoire
classe 3+ : identique à la classe 3, mais le certificat est stocké sur un support physique cryptographique (clé USB à puce, ou carte à puce et remis en main propre)

7. Favoriser l’horodatage des échanges

Tout comme il est possible de se fier au cachet de la poste pour dater un courrier, le cachet faisant foi, il est possible d’attester la date d’un document électronique. Les technologies d’horodatage permettent d’émettre un jeton, une sorte de tampon électronique, qui certifie la date du document, et garantit son intégrité. L’horodatage est une garantie supplémentaire de non altérité d’un document.

La réponse aux appels d’offres publics en ligne est l’un des exemples illustrant les bénéfices de l’horodatage : il permettra ici d’attester qu’une entreprise à répondu à une date précise et les documents ainsi horodatés seront inaltérables.

8. Archiver, sécurité et conformité des échanges

Les entreprises dématérialisent de plus en plus, aussi ce sont de nombreux documents qu’il s’agit de conserver, d’archiver, parfois de manière probante. Pour cela, il est recommandé de s’appuyer sur un Tiers Archiveur, également Tiers de Confiance, et disposant des infrastructures sécurisées qui permettent de garantir l’intégrité des données déposées ainsi que leur haute disponibilité et leur restitution dans le temps.

9. Vers plus de simplification avec la dématérialisation des échanges

La dématérialisation favorise la croissance en simplifiant les échanges et en accélérant les processus. C’est un fait acquis pour les entreprises, qui la placent d’ailleurs dans le top 3 de leurs priorités. Elle permet des réductions de coûts notable, l’exemple de la facture électronique parle de lui-même : une facture papier coute jusqu’à dix fois plus cher qu’une facture électronique.

En tant qu’individu, la dématérialisation est également un vecteur de gain de temps, de simplification de processus. En effet, elle est de plus en plus présente dans nos relations avec l’administration (impôts, amende, cantine, etc), avec les banques, et les e-services aux citoyens sont en fort développement.

10. S’appuyer sur un tiers de confiance

Un tiers de confiance est un organisme habilité à mettre en œuvre - notamment - des signatures électroniques reposant sur des architecturesd'infrastructure à clés publiques ou PKI (Public Key Infrastructure).

Depuis 10 ans, CertEurope est Tiers de Confiance qualifié et a délivré plus de 500 000 certificats.

Nathalie Schlang

Tél. : 01 45 26 72 00

nschlang@certeurope.fr

Dématérialisation : quelles sont les obligations réglementaires ?

2011-01-27T14:31:00.001+01:00

Avant tout projet de dématérialisation des documents, il convient de s’interroger sur ses propres besoins (sauvegarde, accès…) mais aussi sur l’obligation légale du temps de conservation.

En effet, selon le type de document, la loi peut imposer un délai minimum de conservation qui dépend du cadre législatif et normatif en vigueur. Dans la majorité des cas, le document numérique a la même valeur que le document papier, il donc inutile de faire cohabiter conservation numérique et conservation papier.

Cependant lorsque les documents ont une portée fiscale ou juridique, la conservation numérique doit répondre aux directives européennes (Directive européenne 2001/115/CE) mais aussi aux lois de son pays. Le respect de ces règles permettent de conserver la conformité juridique des documents.

Les documents juridiques/fiscaux les plus courants à conserver sont :

- la facture

- le contrat

- le bulletin de paie

- les réponses aux appels d’offres publics

2 cas de figures peuvent se présenter :

1) La numérisation d’un document papier par copie (scan) :

Le document d’origine est le document papier, le document numérique est donc une copie

Si le document d’origine a une valeur légale (comme un contrat), la copie aura une valeur différente, ce qui oblige à conserver les originaux papiers.

Cliquez pour agrandir

2) Les documents ont été créés numériquement :

Le document original est le document numérique (sous réserve de respecter les obligations légales), le document papier (impression) est donc une copie

Les règles à appliquer sont alors les suivantes :

- Les originaux (numériques) sont à garder dans leur format numérique
- Les copies (papiers) peuvent être sauvegardées sous format numérique

Remarques :

- La numérisation d’une copie papier (par exemple version d’un contrat fournie par un prestataire) peut être sauvegardée numériquement puisqu’il s’agit d’une copie de copie.

- Les documents échangés au format électronique et respectant la réglementation en vigueur en termes de dématérialisation à valeur probante, ont valeur d’originaux. Ils doivent donc être conservés au format numérique dans des conditions permettant de garantir leur intégrité et leur pérennité.

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Les réflexions en matière de dématérialisation sont guidées par deux principes : la traçabilité des opérations et l’établissement de documents spécifiques.

Téléchargez le livre blanc sur le site de Primobox

La selection de la semaine

2011-01-14T14:56:00.001+01:00

Suite à une session de chat sur la dématérialisation, Bercy revient sur les questions les plus fréquemment posées par les collectivités locales.

Retrouvez cette "FAQ" (Foire Aux Questions)

Source: http://www.lemoniteur.fr/

Focus sur la numérisation

2011-01-14T12:46:00.000+01:00

[1] Qu'attend-on de la numérisation ?

Préserver et protéger les documents contre les risques de dégradation
Archiver des documents en vue d'un gain de place
Permettre de consulter et d'accéder à des documents sans quitter son poste de travail
Faciliter la recherche et l’accès à l’information
Valoriser le patrimoine informationnel de l’entreprise
Donner accès à l’information à distance

[2] 3 questions incontournables avant toute démarche de numérisation

Avant toute démarche de numérisation, l’entreprise doit au préalable définir en fonction de son organisation quels sont les documents dont la numérisation lui apportera une réelle valeur ajoutée. Parmi les critères à prendre en compte on retrouvera :

Quels sont les objectifs visés ? (Plutôt réduction des couts ? Plutôt gains de la productivité ? Ou plutôt les deux...)
Quel est le volume de document à traiter ? (Ne vous laissez pas griser par le champ des possibles ! Le volume de document à traiter est primordial dans la définition de la solution qui vous conviendra le mieux... Pensez à bien évaluer vos besoins)
A ce jour, à combien j'évalue le traitement des documents au format papier dans mon organisation ? (indispensable pour mesurer votre futur ROI ;) )

[3] Au niveau juridique

La numérisation d'un document est une opération de copie. De ce fait, si le document d'origine possède une valeur (ex: un contrat), la copie aura nécessairement une valeur différente. Les documents papier originaux doivent alors être conservés.

[4] Au niveau technique

Les étapes d’un processus de numérisation :

la numérisation
la lecture automatique de documents (LAD)
la reconnaissance optique de caractères (OCR)

Le document initialement produit sur un support papier est dématérialisé par des opérations plus ou moins automatisées. Le degré d’automatisation de ce type de traitements varie selon la structure des documents :

• Les documents structurés (par exemple les formulaires ou les questionnaires) contiennent des informations dont l’emplacement et le type sont connus. De fait, la lecture automatique après numérisation permet ensuite une indexation et un classement en mode automatique avec un minimum d’intervention manuelle.

• Les documents semi‐structurés (par exemple, les factures, les bons de commande, les bons de livraison) contiennent des informations dont le contexte est connu, mais dont la disposition

Sur le document n’est pas fixe. L'indexation et le classement en mode automatique nécessiteront cette fois quelques interventions manuelles.

• Les documents non structurés (par exemple, les courriers libres) contiennent des informations dont le contexte et la disposition sont inconnus. Cette fois, une intervention manuelle sera indispensable pour procéder à l'indexation et au classement.

5 ‐ Exemple : cas de la facture fournisseurs

La numérisation des factures fournisseurs apparaît souvent pertinente (volume important, traitement complexe, classement et recherche chronophages, etc.).

Après numérisation, elles peuvent être intégrées dans une solution de Gestion électronique de Documents (GED), outil indispensable à tout projet de numérisation, et entrer dans un circuit automatisé de validation (aussi appelé workflow – cf Fiche Produit 2). La dématérialisation des factures fourniseurs permet ainsi d’améliorer les délais de traitement tout en permettant de renforcer les contrôles internes et limiter les risques d’erreurs ou de pertes. Par ailleurs, en cas de besoin, les factures numérisées seront rapidement accessibles.

Focus extrait du Guide de dématérialisation par PRIMOBOX,

Vous pouvez le télécharger gratuitement depuis cette adresse: http://www.primobox.com/

1er Avril, 2ème Forum SaaS et Cloud Métiers du Club Alliances, pour les Directions Fonctionnelles des Entreprises...

2011-01-06T17:11:00.000+01:00

Si vous êtes un fournisseur IT ou un consultant, rejoignez-nous d'abord au 6ème Forum SaaS et Cloud IBM du 9 février !

Réservé aux éditeurs, intégrateurs, SSII, consultants, hébergeurs, infogéreurs, distributeurs, revendeurs IT et autres fournisseurs de solutions en mode SaaS / Cloud, le Forum SaaS et Cloud IBM a pour objectif de permettre aux partenaires et co-opétiteurs actuels et potentiels d'IBM de développer leur business SaaS / Cloud par le partage d'expertise et d'expérience et la création de partenariats et d'alliances dans le domaine du SaaS / Cloud.

Retrouvez l'agenda et inscrivez-vous directement sur le site du Forum SaaS et Cloud IBM.

Si vous êtes membre du Club Alliances, vous pouvez co-animer ce Forum et bénéficier d'un stand et/ou d'une salle pour vous. Cochez simplement la case "animateur" du formulaire d'inscription et renseignez les champs qui apparaissent... [ou contactez Loic !]

1er Avril, un 2ème Forum SaaS et Cloud Métiers pour les
Directions des Moyennes et Grandes Entreprises :
Cette deuxième édition du Forum SaaS et Cloud Métiers du Club Alliances s'adresse - avec la possibilité de parcours métiers dédiés - aux Services et Directions...

Générales [DG]
des Ressources Humaines [DRH],
Administratives et Financières [DAF]
des Achats
des Ventes et Commerciales
du Marketing et de la Communication
des Systèmes d'Information [DSI]

Un Forum pour des Secteurs d'Activité en mutation :
Nous proposerons également des parcours dédiés plus spécifiquement à des secteurs d'activité pour lesquels les membres du Club Alliances allient leurs compétences :

Banque et Etablissements Financiers
Etablissements de Santé
[autres parcours "secteurs" en cours d'évaluation. Des suggestions ?]

Nous prévoyons également un parcours DEMATERIALISATION.
.
Les pré-inscriptions sont ouvertes :

Membres du Club Alliances et IBMers, confirmez-nous au plus vite votre volonté de co-organiser et co-animer le Forum SaaS et Cloud Métiers du 1er avril!

... par simple mail à Loic : loic_simon@fr.ibm.com ou le 9 février au plus tard !

Bonne Année, pieds sur terre, tête au dessus des nuages, avec IBM et le Club Alliances!

Loic Simon -
Business Development - Club Alliances IBM
www.cluballiances.com
loic_simon@fr.ibm.com
+33 6 76 75 40 71

Maîtriser les risques des Archives

2011-01-06T16:13:00.000+01:00

Les retours sur investissements s’expriment souvent en termes de « finance » directe, mais ils doivent aussi prendre en compte une notion de « maîtrise des risques », particulièrement en ces temps où le principe de précaution prédomine et où il faut potentiellement, et rétrospectivement, être capable de justifier « avoir bien agi ». Les archives sont censées jouer ce rôle, mais le font-elles vraiment ?

Toute entreprise ou organisme public peut être amené un jour à justifier a posteriori de sa bonne conduite tant pour des événements exceptionnels (Plan de Continuation d’Activité pour la grippe H1N1) que courants (Obligation d’information et de conseil des banques). Les archives sont là pour « témoigner » de cette bonne conduite.

Électroniques ou papier, les archives constituent toujours un « dilemme » : coûteuses à stocker sous forme papier, elles sont souvent non substituables au papier sous forme électronique. Les dirigeants hésitent à en réduire drastiquement le coût, par crainte, souvent justifiée, de ne pouvoir prouver avoir bien agi. Comme souvent, la réponse n’est ni simple ni binaire : la destruction complète n’est pas une option, mais la conservation totale sans discernement non plus.

Le raisonnement économique a sa place dans ce choix, mais au travers d’une analyse précise des risques. On ne considère pas de la même manière le risque commercial, le risque pénal, le risque fiscal et, pour certains métiers, le risque règlementaire, leurs conséquences respectives étant très différentes.

Les risques ne doivent pas être subis, mais choisis. Au-delà de l’analyse de ces risques, ce qui compte est donc plus la prise de risque par le dirigeant directement concerné, voire par ses « délégués » y compris le DSI.

C’est effectivement à partir de choix argumentés qu’un dirigeant pourra à la fois limiter le coût de ses archives et en maîtriser les risques.

Jean-Marc Jagou

www.exceo.fr

Sécuriser ses échanges dématérialisés: Le cas Socotec International

2010-11-19T15:57:00.000+01:00

Présent sur le marché de la construction, de l’immobilier, de l’industrie et de la santé, le groupe Socotec International est un prestataire de services global dans le domaine de la maitrise des risques et de l’amélioration des performances.

Ses experts en inspection, assistance technique, consulting, formation et certification, apportent des réponses aux problématiques qu’impose la maitrise des risques sur tous ces marchés.

Socotec International a choisi les solutions de certificats électroniques de CertEurope pour permettre aux collaborateurs de s’authentifier notamment sur les plateformes spécialisées de ses partenaires et de ses clients.

"Grace à cette authentification forte, nous sommes certains que l’avis sur des plans ou documents examinés dans nos différentes implantations internationales est bien celui de nos agents. Cette garantie est indispensable à l’heure de la mondialisation des échanges et de la numérisation de la société " souligne Didier Desmons, Administrateur du système d’information de Socotec International.

Les certificats sont également utilisés dans le cadre des réponses aux appels d’offre des marchés publics. Ainsi, Socotec est en phase avec les nouvelles exigences réglementaires qui encadrent les réponses aux appels d’offres des marchés publics, dispositif qui rend obligatoire la réponse exclusivement par voix électronique à certains appels d’offre.

Deux personnes ont été désignées au sein de Socotec pour remplir la fonction d’Autorité d’enregistrement. Elles sont chargées d’enregistrer les demandes et génèrent les certificats en utilisant le stock de clés vierges mis à disposition par CertEurope. Près de 250 certificats ont ainsi déjà été délivrés depuis la mise en place de ce dispositif fin 2009.

« Les documents signés avec ce processus sont ceux à caractère contractuel », explique Didier Desmons. « Et nous sommes en train de l’étendre à d’autres gammes de documents notamment grâce à la mise en place d'un certificat serveur d'entreprise. L'ensemble des signatures se fait avec des modules de notre GED interfacés directement avec les outils CertEurope ».

« Chez CertEurope, nous nous attachons à favoriser les usages de la dématérialisation au travers de nos différentes solutions et services », déclare Stéphane Drai, Président du directoire de CertEurope. « Nous nous réjouissons d’avoir été choisis par Socotec International, qui de par son métier est d’autant plus sensible aux enjeux sécuritaires et de performance ».

« Cette approche dématérialisée, rendue possible grâce aux solutions et services de CertEurope, permet à Socotec International de réduire considérablement le volume papier et d’aller dans le sens de son engagement en faveur du développement durable qui a d’ailleurs été formalisé dans une charte et un plan d’action », conclut Didier Desmons.

CDC Arkhinéo adoubé par le ministère de la culture.

2010-10-21T10:09:00.001+02:00

CDC Arkhinéo, filiale de la Caisse des Dépôts (et membre du Club Alliances Dématérialisation) vient de recevoir l'agrément du Ministère de la Culture pour traiter les archives publiques dématérialisées.

Pour ceux qui en doutaient encore, l'administration semble bien décidée à moderniser ses processus en embrassant pleinement l'ère numérique.

CDC Arkhineo, toujours à la pointe en matière d'archivage électronique conserve une longueur d'avance sur la concurrence.

120 000 collectivités sont concernées.

Cet agrément va permettre à celles qui ne s’étaient pas dotées d’un tel système de faire face à leurs obligations en terme d’archivage à valeur probatoire

Charles du Boullay, Directeur général de CDC Arkhinéo.

Mais que deviennent les données dématérialisées ?

2010-10-06T11:51:00.001+02:00

Dans ce blog, nous mettons souvent en avant les bénéfices liés à l'utilisation de la dématérialisation dans le cadre de solutions dédiées au traitement automatique des documents.

Mais aujourd'hui arrêtons-nous un instant sur les problématiques de sécurité. Pour ce faire, nous pouvons répondre à la question: que deviennent les données une fois dématérialisées ?

Les données sont hébergées sur des serveurs. En tant qu'utilisateur, vous pouvez accéder aux applications au travers de plusieurs rangées de Firewalls redondants. Les composants les plus sensibles du Firewall sont doublés afin de garantir la continuité de la protection de vos données.

Quelles sont les caractéristiques d'une bonne infrastructure Cloud:

Deux fournisseurs d'accès internet, avec chacun des connexions redondantes sur internet. Si l'un flanche une seconde l'autre prend le relai !
Redondance des commutateurs et des routeurs afin d'avoir toujours un « chemin réseau » en cas de défaillance matérielle. C'est ainsi que vous avez accès à vos données à tout instant.
Un Système de sauvegarde automatisé. Pour couvrir tout risque d'altération ou suppression de données. Le système garde toujours en mémoire 7 versions différentes de vos données, chaque version correspond à une image de vos données à un instant t. La sauvegarde la plus ancienne est supprimée après un délai de 35 jours

La clé du système est la mutualisation matérielle qui, en plus de réduire drastiquement les coûts, permet de réduire la note environnementale.

Mais un système mutualisé ne pose t'il pas des problèmes supplémentaires de sécurité ?

Cette question est tout à fait légitime, mais la réponse est non. L'architecture de l'hébergement se fait à deux niveaux, une zone web et une zone sécurisée correspondant aux données, qui est protégée par des firewalls et utilise des VLANs, c'est-à-dire des réseaux informatiques indépendants, pour isoler les différents utilisateurs de l'infrastructure.

Cet article s'inspire librement du guide de la dématérialisation produit par Primobox et distribué gratuitement sur leur site internet: www.primobox.com

Save the date! Forum Solution-as-a-Services Dématérialisation

2010-09-24T16:38:00.001+02:00

Les membres du Club Alliances dématérialisation préparent en ce moment un évènement dédié aux documents électronique, le 26 novembre 2010 à partir de 8H30 au forum IBM (92 paris).

L'objectif avoué est de permettre aux entreprises de poser toutes leurs questions aux experts métiers du club dans le cadre de tables rondes.

Posez-nous dès maintenant toutes vos questions par email

Pour en savoir plus

Cadre légal de la dématérialisation

2010-09-24T16:16:00.000+02:00

La valeur légale d'un document dépend principalement du type de document produit et du cadre législatif en vigueur. Dans la plupart des cas, la valeur du document électronique est la même que celle de son équivalent papier.

Aussi, nul besoin de conserver les deux. À condition, toutefois, de respecter certaines règles en rapport avec la conservation des documents.

Dans certains cas, le document a une portée juridique ou fiscale. Il faut alors veiller au respect strict de la règlementation. Qu'elle soit européenne ou nationale.

Les documents les plus courants concernés par ces règles sont:

la facture
le contrat
le bulletin de paie
les réponses aux appels d'offres publics

Pour bien comprendre ce qu'est la valeur légale d'un document électronique, il faut avant tout identifier sa source:

Il peut être créé à partir d'un document papier, via un scanner. Il s'agit du coups d'une copie.
Il peut avoir été créé directement sous forme numérique. Son impression est alors une copie.

Il en découle alors un certain nombre de règles... Que vous pourrez découvrir dans le guide complet offert par Primobox à toute personne s'intéressant à ces thématiques !

Vous pouvez le découvrir sur la première page du site de Primobox.

Primobox choisi par la CCI de Bordeaux

2010-08-30T18:20:00.002+02:00

Primobox, éditeur spécialisé dématérialisation et GED, a été choisi pour traiter les bulletins de paie de la Chambre de Commerce et d’Industrie de Bordeaux.
Plus de 700 bulletins de paie seront ainsi traités électroniquement tous les mois, réduisant ainsi la quantité de papier utilisé et entraînant une baisse des coûts de traitement de 50%.
La CCI sera la 1ère administration semi-publique à utiliser le bulletin de paie électronique.
De plus Primobox va se voir confier l’archivage électronique des documents administratifs et du courrier de la CCI de Bordeaux via son partenariat avec CDC Arkinéo (tous deux membres du club Alliances Demat).
Primobox signe ici un nouveau projet qui vient enrichir ses références d’un prescripteur de taille.

Evènements incontournables de cette fin d'année

2010-08-26T18:03:00.000+02:00

Le Club Demat vous propose les différents évènements à venir sur l’univers de la dématérialisation d’ici à la fin de cette année 2010.

Conférences Master class- 15 et 16 septembre 2010-Caroussel du Louvre

Plusieurs conférences en simultanée dont les termes abordés seront en autres :

BPM : dématérialisation et processus métier
Les ressources humaines, nouvel eldorado de la démat ?
Que reste-il lorsque l’on dématérialise ?....

Les détails de l’évènement sur : http://www.forum-fan.com/master-class

Solutions Démat' 2010- 5 au 7 octobre 2010 - CNIT - Paris La Défense

Le Solutions Démat' réunira les experts des solutions de dématérialisation et d'archivage en ligne.

Profitez de cet évènement où b-process vous présentera ses solutions à valeur ajoutée qui permettent de traiter à moindre coût 100% des factures clients/fournisseurs ainsi qu’un service européen unique d’archivage de factures.

Plus d’informations sur : http://www.b-process.com/fr/solutions-demat-info

Salon INFO to DOC 2010- 20 et 21 octobre 2010- CNIT - Paris La Défense

Le salon INFO to DOC, nouveau rendez-vous annuel de la gestion de l’information et des processus documentaires, tiendra sa première édition. Organisé par ETAI, spécialiste des salons BtoB et filiale du groupe InfoPro Communications, INFO to DOC réunira plus de 4 000 visiteurs et 100 exposants parmi lesquels Arcsys Software, Business Document, Cincom France, Cogeprint….

Plus d’informations sur le salon via : http://www.programmez.com/agenda.php?

titre=Salon%20INFO%20to%20DOC%202010&id_evenement=671

Démat’ Expo 2010 - 23 et 24 novembre - CNIT - Paris La Défense

La gestion de l’information et des processus documentaires est aujourd’hui un facteur clé pour le développement et la compétitivité d’une entreprise, quelque soit sa taille.

Comment accéder à l’information pertinente et exhaustive plus rapidement ?
Comment réussir son archivage : réunir, classer et conserver des contenus hétérogènes ?
Que faire pour optimiser la performance par la collaboration ?
Comment dématérialiser, archiver et optimiser les flux et processus internes ?
Quels outils pour gérer la personnalisation, l’impression et l’envoi de vos documents ?

Plus d’informations sur : http://www.infotodoc.com/

A ne surtout pas manquer, le FORUM CLUB ALLIANCES IBM- 26 novembre 2010- Forum IBM de Bois Colombes

Ce sera l'occasion pour vous de partagez vos expériences et votre expertise. Vous pourrez aussi faire votre propre parcours tout au long de cette journée en choisissant parmi 10 conférences, 15 ateliers, des speed-Meetings et biens d'autres activités intéressantes.

Les sujets abordés* sur le thème de la dématérialisation concerneront:

la Dématérialisation
la Signature électronique
l' ECM
la GED
l' Archivage
l' Editique

*à confirmer

4 types de questions à se poser avant tout projet de dématérialisation

2010-07-29T16:29:00.001+02:00

La dématérialisation des documents est un processus complexe demandant un minimum de rigueur et de méthode.

Dématérialiser massivement est rarement pertinent. Il est préférable d'opter pour une démarche progressive et de commencer par se poser les bonnes questions.

[1] Question de base !
Quels sont les flux de documents les plus critiques pour mon entreprise ?

exemple:
-les documents entrainant les plus long à traiter (manipulation, traitement, ...)
-les documents les plus couteux (impression, mise sous plis, ...)
-les documents spécifiques à votre métier (dossiers clients, réponses aux appels d'offre, ...)

[2] Questions organisationnelle

exemple:
-Quelle est la situation ?

-Quel est l'objectif
-Comment y arriver ?

[3] Question juridique

exemple:
-Mon projet de dématérialisation implique t'il des contraintes juridiques ?

[4] Questions techniques

exemple:
-Quels outils devront être mis en œuvre ?
-Quels résultats j'attends de ces outils ?
-Dois-je externaliser ?

Ces questions font en général l'objet d'un audit préliminaire. Vous trouverez des éléments de réponse dans le guide "mise en œuvre de la dématérialisation" par Primobox. (à paraître)

En attendant la sortie du guide, vous pouvez poser toutes vos questions à nos experts démat':
-En commentant cet article
-En contactant un de nos experts métiers dématérialisation
-En sollicitant directement Primobox (http://www.primobox.com/ ; 0810 300 366)

Le Coffre-fort électronique® de CDC Arkhinéo conforme à la norme Z 42-013

2010-07-15T14:29:00.000+02:00

CDC Arkhinéo, Tiers de Confiance Archiveur, filiale de la Caisse des Dépôts, reçoit pour son service d’archivage sécurisé : Coffre-fort électronique®, l’attestation de conformité à la norme NFZ 42-013 de la société de conseil et d’audit indépendant, Sirius Systems France. Elle garantit un niveau de qualité de service reconnu par la profession qui devance et prépare une certification par l’AFNOR, en cours de spécification, disponible courant 2011.

« Cette démarche, peu effectuée parce que très exigeante, officialise et démontre une fois encore la qualité de notre service, renforçant notre lisibilité auprès de nos clients. En effet, en obtenant l’attestation par un tiers de la conformité à la norme NFZ 42-013, CDC Arkhinéo affirme sa position de leader et de pionnier dans le domaine de l’archivage électronique de documents à valeur probante et conforte sa volonté de fournir la meilleure technologie d’archivage pour son Coffre-fort électronique®. » - Charles du Boullay, Directeur général de CDC Arkhinéo.

La démarche volontaire et proactive de CDC Arkhinéo de faire effectuer un audit par un tiers indépendant spécialisé, lui assure aujourd’hui que son service Archivage de Données Électronique (ADE) est en accord avec les spécifications de la norme NFZ 42-013 et correspond au niveau de sécurisation « renforcé » dans le tableau des exigences de cette dernière.

Révisée en mars 2009 dans le cadre de la commission de normalisation CN 171 « archivage, cycle de vie du document et sécurité des données », cette norme concerne les mesures techniques et organisationnelles à mettre en oeuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents en vue d’en assurer la conservation et l’intégrité. Elle correspond à un référentiel de spécifications fondé sur deux niveaux complémentaires et nécessaires.

Cette reconnaissance garantit l’intégrité, la pérennité, la sécurité et la traçabilité des documents conservés par CDC Arkhinéo et permettra sur le long terme de capitaliser sur les techniques cryptographiques pour proposer à ses clients des solutions encore plus sûres pour l’archivage des documents à valeur probante.

www.cdcarkhineo.fr

Konica-Minolta présente ses nouveautés "éco-responsables"

2010-06-24T10:49:00.000+02:00

Konica Minolta va à la rencontre de ses clients à travers tout le territoire français. Il sera essentiellement question de présenter les nouveautés "éco-responsables" aux partenaire dans une vingtaine de villes. Ce tour de France se déroulera du 14 juin au 2 juillet prochains.

Quelques dates:
- Colmar le 15 juin 2010
- Nantes le 18 juin 2010
- Lyon le 22 juin 2010
- Toulouse le 23 juin 2010
- Aix en Provence le 25 juin 2010
- Paris le 29 juin 2010

Justice, dématérialisation et sécurité des échanges : une véritable révolution est en marche

2010-06-11T14:19:00.000+02:00

L’utilisation d’Internet donne accès à une multitude de données , les systèmes d’informations ne sont plus cloisonnés, Profiter de la puissance du réseau pour accéder aux données et en transmettre tout en garantissant la confidentialité et l’intégrité des échanges, tel est l’enjeu des professions judicaires.

L'échange de documents électroniques est en pleine explosion grâce à la démocratisation d'Internet, aux nombreuses initiatives lancées par les administrations françaises et européennes, et à la reconnaissance légale * de la signature électronique qui donne à l’écrit électronique la même valeur que l’écrit manuscrit. Ce développement favorisera à terme des gains économiques considérables : simplification des échanges, gain de temps…

Compte tenu de la rigueur nécessaire à l'activité judiciaire, la sécurisation des échanges est une exigence essentielle. L'internaute doit être identifié avec certitude et la communication ne doit pas être altérée, détournée ou portée à la connaissance de tiers.

Les professions juridiques s’organisent au niveau de leurs organisations représentatives, ordres, fédérations, pour créer des applications informatiques, des sites web, des portails mutualisés qui répondent à leurs exigences métiers et au respect technique et juridique du secret professionnel.

La chaine de confiance électronique répond a 5 problématiques principales, l’identification, l’intégrité des données, l’horodatage, la confidentialité et l’archivage électronique, le respect de ces critères est nécessairement lié à l’intégration de briques technologiques opérés par un Tiers de Confiance.

Identification : il est facile, aujourd'hui, de s'octroyer une adresse e-mail sous une fausse identité ou mieux encore de détourner une adresse e-mail existante
La réponse à cette préoccupation est le certificat électronique : sorte de carte d’identité électronique, matérialisée sous forme de carte à puce ou de clé USB, il permet de s’identifier sur Internet ; encore faut-il qu’il ait été remis par une autorité de certification qui a vérifié l’identité de la personne. Tel un passeport qui est délivré par des autorités compétentes et légitimes.

Outre l’authentification de l’émetteur, le certificat permet d’assurer l’intégrité des documents échangés, avec l’assurance que le document reçu est identique au document initial (document word, excel …), si ce document est signé électroniquement avec un outil de signature électronique.

L’horodatage : jusqu’à présent, la date de l’envoi d’un document était prouvée par la poste : »le cachet de la poste qui fait foi », en électronique, c’est le jeton d’horodatage délivré par un tiers Horodateur qui est le référent.
La confidentialité : si l’on utilise une messagerie classique sur Internet, les messages peuvent être subtilisés, détournés, modifiés. Seuls des espaces sécurisés avec de l’authentification forte (accès avec certificats numériques) et avec une gestion des habilitations, garantissent la confidentialité des échanges

La confidentialité des portails : le login mot de passe ne suffit pas, surtout pour accéder à des informations sensibles, le pishing (vol de mot de passe est un vrai fléau), seul l’accès par certificat électronique sur support est sûr ; je me connecte avec mon identité électronique, que j’active avec un code confidentiel ; cela s’apparente à l’utilisation d’une carte bancaire.

L’archivage électronique concerne la garantie de pérennité des documents signés électroniquement, si je signe un contrat électroniquement, encore faut –il que dans 10, 20, 30 ans je puisse le stocker et apporter la preuve de son intégrité.

Ces critères de confiance électronique compris et assimilés, exigent, pour être respectés des applications informatiques technologiquement complexes, et difficilement accessibles au juriste indépendant ou au cabinet. Les solutions doivent être mutualisées et permettre une utilisation simplissime pour le juriste internaute.

Aujourd’hui, les applications sont en place :
Au Conseil national des Barreaux, le RPVA, réseau Privé vituel des avocats, permet à ces derniers de se connecter avec un certificat avocat opéré par certEurope et delivré par le Barreau, au RPVJ, Réseau Privé Virtuel de la Justice. Avocat et greffier des TGi sont ainsi connectés

Les Notaires sont également équipés , plateformes, d’échanges, certificats électroniques …les Avocats à la cour de Cassation sont sur le point de dématérialiser tous leurs « mémoires »

Les Huissiers de Justice vont archiver leurs minutes dans un minutier électronique centralisé par la Chambre nationale des huissiers de justice. Ils y accéderont avec leur certificat, et signeront leurs minutes avec un certificat qualifié, tel qu’il est préconisé dans le décret sur la signature des cartes authentiques.

Les Greffiers des Tribunaux de commerce, proposent aux entreprises de réaliser leurs formalités au registre du commerce en ligne, de l’immatriculation aux modifications. Pour ce, ils délivrent le certificat électronique certigreffe aux entreprises dans le prolongement du K-BIS.

Enfin, les experts judicaires peuvent utiliser une application dédiée qui permet de réaliser une expertise judicaire en ligne, à travers un service web qui s’appelle OPALEXE.

Les fondations de la justice « électronique » existent, les applications fonctionnent, cependant dans certaines professions elles ne sont encore utilisés que par les « early adopters » ; le changement des habitudes de travail est le principal frein à l’adoption de ces nouvelles technologies qui pourtant renforce la compétitivité, la modernité des cabinets, études, entreprises et organisations judiciaires.

La dématérialisation des échanges concerne toutes les fonctions dans l’entreprise : de la gestion commerciale (catalogues en ligne, bons de commandes, factures) aux ressources humaines (dépôt de dates de congés, notes de frais), en passant par le juridique (contrats, contacts avec les actionnaires, convocations aux assemblées générales …). .

Les professions judicaires sont ainsi dans leur rôle de conseil aux entreprises et se doivent de maitriser les compétences juridiques, techniques qui garantissent la valeur probante des documents électroniques.

Nathalie Schlang , Directrice Marketing et Développement CertEurope

La loi du 13 mars 2000 (n°2000-230) porte sur le droit de la preuve et de la signature électronique. D’une part, elle reconnaît juridiquement l’écrit sur support électronique comme équivalent à l’écrit sur support papier. D’autre part, elle consacre la force probante de l’écrit électronique par l’usage d’un procédé fiable d’identification qui garantit son lien avec l’acte auquel il se rattache.
Le décret d’application de mars 2001 (n°2001-272) détermine les éléments qui permettent de présumer la fiabilité d’un procédé de signature électronique, et fixe les conditions d’exercice des Prestataires de Services.

Lancement annoncé de MyPrimobox: La nouvelle génération de coffre-fort électronique® grand public reposant sur le service d’archivage CDC Arkhinéo filiale de la Caisse des Dépôts et Consignations.

2010-06-10T10:47:00.000+02:00

L’éditeur Primobox révolutionne la remise, la conservation et l’archivage électronique des documents pour les particuliers, en annonçant le lancement prochain de sa nouvelle offre : MyPrimobox.

MyPrimobox est le fruit d’un travail de deux années en recherche et développement, mené par les équipes de Primobox en collaboration étroite avec CDC Arkhinéo, filiale 100% de la Caisse des Dépôts et Consignations. Concrètement, grâce à ce nouveau service en ligne, les particuliers pourront aisément préserver leurs documents importants en les archivant au format numérique dans un coffre fort électronique® de dernière génération, opéré par CDC Arkhinéo au sein de ses infrastructures de haut niveau. Ils bénéficieront alors de l’assurance de préserver leurs documents avec des garanties de haute sécurité, jusqu’alors réservées aux grands groupes.

Bien plus qu’un simple service de stockage en ligne, le coffre-fort électronique® MyPrimobox constitue un véritable service d’archivage et de conservation sur le long terme des documents et offre une richesse fonctionnelle inégalée en termes de services aux particuliers.

MyPrimobox est une réponse concrète et efficace pour :

- Recevoir, centraliser, conserver et sécuriser ses documents au format électronique (relevés de banque, factures, bulletins de paie, etc.)
- Les retrouver et les consulter en quelques clics
- Conserver son parcours scolaire (relevés de notes, diplômes, etc.)
- Simplifier son départ à la retraite en facilitant sa reconstitution de carrière
- Se prémunir contre tout risque de destruction (inondation, incendie) ou de vol de ses documents et s’assurer d’un remboursement plus sûr et rapide par les assurances
- Préserver les intérêts de ses proches (clause bénéficiaire de ses contrats d’assurance-vie, assurance décès, etc.)
- Faciliter ses démarches auprès de tiers (ex. octrois de prêt, études personnalisées, demande de devis, etc.). MyPrimobox offre un dispositif d’accès temporaire aux documents sélectionnés aux tiers de son choix (banques, assurances, etc.).
- Diffuser ses documents en quelques clics par mail, fax, courrier postal simple ou recommandé
- Accéder à ses documents en tout lieu et à tout moment (ex. à l’étranger, accéder à ses papiers d’identité en cas de perte ou consulter les clauses de ses assurances rapatriement et n° de téléphone des centres d’assistance.)

Xavier LAINE, Président de Primobox : « MyPrimobox a pour objectif de proposer un service à forte valeur ajoutée pour les particuliers en matière de conservation numérique des documents. L’offre repose sur des infrastructures ultra performantes et hautement sécurisées, les applications sont hébergées et maintenues par IBM, les dispositifs d’archivage électronique sont opérés par CDC Arkhinéo. MyPrimobox s’engage sur une obligation de résultat en termes de conservation et sur un taux de disponibilité garantie de 99,85% de ses services, comparable aux exigences du secteur bancaire. »

Charles DU BOULLAY, Directeur Général de CDC Arkhinéo « Je me réjouis de ce partenariat entre CDC Arkhinéo et Primobox permettant d’offrir aux particuliers une solution haut de gamme en parfaite adéquation avec leurs attentes. La solution répond à leurs principales préoccupations en alliant des garanties élevées en termes de sécurité et de pérennité de leurs documents électroniques sur le long terme et une gamme de services étendue leurs permettant de faciliter la gestion au quotidien de leurs documents personnels.»

Le lancement de MyPrimobox est prévu courant avril 2010. Comptez 4,90€/mois en tarif de base.

www.myprimobox.com

Repenser les processus « document » dans l’entreprise

2010-05-28T15:45:00.001+02:00

Les processus de traitement de document dans l’entreprise constituent des « supports » aux processus métier. Tout en respectant ces derniers, il est possible de changer ces processus de manière drastique, rompant avec les démarches de « simple » amélioration, pour maximiser les retours sur investissement. Mais il faut respecter une méthodologie à la fois rigoureuse, innovante, et appropriée au contexte social de chaque entreprise.

Changer un ou des processus de traitement de document dans l’entreprise peut sembler hasardeux, tant ceux-ci sont ancrés dans les habitudes et considérés comme déjà optimisés.

La proposition ici est de changer significativement les méthodes de fonctionnement, à partir d’une analyse détaillée du contenu de chaque processus. Chacun de ces processus est constitué d’opérations successives, réalisées la plupart du temps par le personnel de l’entreprise.

La modélisation, on dira « la cartographie », du fonctionnement permet d’une part de donner une vue réelle dudit processus et d’autre part de caractériser chaque opération en tant qu’opération à forte valeur ajoutée ou à faible valeur ajoutée.

Les opérations à faible valeur ajoutée peuvent représenter jusqu’à 30% de la charge totale du processus, et donc de son coût ! Ces opérations gagnent à être, sinon supprimées, tout au moins automatisées le plus possible, comme le permettent maintenant de nombreux outils, contribuant ainsi à des réductions significatives de délais.

En revanche, les opérations à forte valeur ajoutée peuvent bénéficier de ressources complémentaires, et notamment des temps gagnés sur les autres opérations !

On parle ici de gain de plus de 30%, ce qui constitue en soi une vraie rupture.

Et dans ce contexte, l’accompagnement au changement consiste à proposer au personnel d’abandonner certaines tâches à faible intérêt pour donner toute leur mesure sur des tâches à la fois intéressantes pour eux et rentables pour l’entreprise.

Jean-Marc JAGOU
Directeur d’EXCEO et Expert métier du Club Démat

Certeurope labelisé

2010-05-21T16:29:00.000+02:00

LSTI, organisme indépendant de qualification accrédité par le COFRAC, délivre à CertEurope pour la 4ième année consécutive, plusieurs labels pour son activité de Prestataire de Services de Certifications Electroniques.

En tant qu'opérateur, LSTI a attesté que:

- CertEurope est reconnu comme prestataire technique qualifié au sens de l'arrêté du 26 juillet 2004 relatif à la qualification des prestataires de certification électronique et à la reconnaissance des organismes qui procèdent à leur évaluation.
- CertEurope gère un système de certification électronique conforme aux PC-Type, tous services niveau*** au sens du RGS VO.98
- CertEurope est conforme à l'ETSI/TS 101456 V1.4.3 et l'ETSI/TS 102042 V1.2.1

En tant qu'Autorité de Certification, LSTI atteste que:

- L'AC CertEurope qualifiée est reconnue comme qualifiée conforme au sens de l'arrêté du 26 juillet 2004
- L'AC CertEurope qualifiée est conforme à l'ETSI/TS 101456 V1.4.3

Procédure de certification pour les SAE internes ou tiers demandée!

2010-05-21T16:22:00.000+02:00

Dans une interview accordée récemment au blog demateriel.com, Jacques Leret, d'Opus Conseil met en relief le besoin croissant d'une norme dédiée aux systèmes d'archivages électroniques. En effet ces derniers évoluent inexorablement vers le Cloud Computing. Aussi, la localisation "physique" des documents au format informatique deviendra floue. Par conséquent, se fonder sur la norme NF Z42-013 devient de plus en plus délicat...

Lire l'interview sur Demateriel.com

Le Document, outil de performance économique de l’entreprise

2010-05-19T17:06:00.000+02:00

Particulièrement en temps de crise, la tentation est très forte de lancer toute action de « réduction des coûts » à tout crin, et l’économie ainsi capturable* apparaît rapidement comme un succès. Certes, réduire les coûts est louable, puisque cet effort contribue à la pérennité de l’entreprise sinon à sa survie. Néanmoins, se limiter à cet objectif peut se révéler contre-performant s’il porte indistinctement sur certains processus « Document ».

En effet, le Document est dépositaire du savoir de l’entreprise : la diffusion et la tenue à disposition d’une notice technique importante pour des ingénieurs d’étude sont déterminantes dans la qualité des processus industriels ; les méthodes d’élaboration de produits financiers performants et fiables doivent être à jour et à disposition des équipes de marketing produit.

Mais « tenir un document clé à disposition » d’un ingénieur ou d’un chef de produit marketing n’est pas suffisant. Il faut être certain que le collaborateur cherchera (et trouvera immédiatement !) tout document interne utile à ses propres travaux. Ainsi, il évitera toute tâche qui interviendrait en doublon d’une réalisation précédemment effectuée par un autre. Toute l’énergie de l’entreprise sera consacrée efficacement l’atteinte de ses objectifs.

Il faut pour cela accompagner la mise à disposition des documents, donc du savoir de l’entreprise, dans un processus dynamique, fondé à la fois sur des technologies de gestion de la connaissance, des outils de gestion de documents, et sur des modes de fonctionnement compatibles et cohérents avec ces outils.

Certes, de tels projets peuvent représenter de nouvelles charges, mais au bénéfice de la compétitivité et de la performance économique de l’entreprise. Et, au-delà des rapides retours sur investissement, l’entreprise contribue de plus à la motivation de ses équipes qui voient leurs efforts intelligemment coordonnés.

* : Gains capturables : Cf. Chronique « Coûts et Gains du document dans l’entreprise »

Coûts et gains du document dans l'entreprise

2010-02-19T16:21:00.001+01:00

Jean-Marc Jagou, revient dans ses chroniques sur les divers aspects de la gestion documentaire dans l'entreprise. Ce premier épisode se concentre sur les coûts et les gains du document dans l'entreprise.

En ces temps d’économie contrainte, il est essentiel de conserver une vision acérée des coûts et gains des processus de l’entreprise, et les processus du document ne doivent pas y échapper.

L’entreprise cherche légitimement à « économiser » sur ses coûts, mais de quels « gains » parle-t-on ?

Changer un ou des processus de traitement de document peut amener des gains capturables, d’efficacité ou de performance.

Des gains capturables se retrouveront directement en comptabilité : le regroupement en un seul pli mensuel de tous les relevés destinés au même client est une économie de timbre mesurable, donc capturable.Des gains d’efficacité interne n’apparaitront pas en comptabilité, mais feront apparaître de nouvelles ressources internes : un employé qui, grâce à une solution GED adaptée, économisera 20% de son temps ne verra pas son salaire diminuer de 20% (sic !), mais disposera de 20% de temps supplémentaire pour seconsacrer à d’autres activités productives et efficaces pour son entreprise.

Enfin, les gains de performance contribueront à augmenter le CA de l’entreprise, ou plus simplement à protéger ses parts de marché. Une réduction du délai de lancement de campagne marketing permettra de « faire partir des mailings » plus vite que les concurrents. Grâce à cette meilleure adéquation à l’actualité, la performance s’exprimera par une augmentation du trafic, des commandes ou des réponses.

Cette grille de lecture doit être prévue pour tous les projets d’organisation documentaire. Elle doit être comprise et partagée par les décideurs, au risque de décevoir si, tous résultats comptés, l’attente ne portait que sur les seuls gains capturables.

Pour choisir les projets prioritaires en conformité avec la tactique de l’entreprise, chacun d’eux doit être évalué au regard de ces différents types de gain

La dématérialisation : nouveau partenaire des DAF et DRH Par Xavier Lainé, directeur général de Primobox

2010-02-02T17:35:00.001+01:00

Véritable révolution technologique et comportementale, la dématérialisation est aujourd'hui une réalité opérationnelle pour chacun d'entre nous. En effet, après avoir été le sésame de certaines entreprises, la dématérialisation investit désormais de nouveaux domaines d'application et tend à se généraliser. Bien entendu, différents domaines connaissent une croissance plus marquée comme, par exemple, la dématérialisation de factures qui a fait couler beaucoup d'encre ces dernières années. Désormais, cette dernière s'impose comme un mode de traitement standardisé et largement pratiqué par l'ensemble des acteurs.

Certains vont même jusqu'à l'imposer comme le mode d'échange par défaut avec leurs clients ; le document papier étant considéré comme une option. Les raisons qui expliquent ce nouveau modèle sont alors multiples et variées : orientations écologiques, recherche de modernisation du processus d'échange entre l'entreprise et ses clients, optimisation des coûts de fonctionnement...

Xavier Lainé, Primobox

Lire la suite de l'article sur ITR manager http://tinyurl.com/yfwk67w

NOVAPOST dématérialise les bulletins de paie d'UBISOFT

2010-01-15T17:20:00.000+01:00

Une solution rapidement déployée, dont les salariés pourraient vite devenir "accros". Chez le spécialiste du jeu virtuel Ubisoft, le bulletin de paie électronique, proposé en septembre dernier à un panel d'une centaine de salariés, a recueilli un taux d'adhésion de 70 %. Ce score record accélère le déploiement de la dématérialisation chez Ubisoft : dès le début de l'année prochaine, s'il le souhaite, chacun des 300 collaborateurs du groupe en France recevra et archivera ses bulletins numériques dans un coffre-fort en ligne, espace personnel sécurisé.

Un succès que Manuel Henry, responsable administratif et social, explique par l'ergonomie et la simplicité d'utilisation de la solution : « Pour consulter ses fiches de paye, il suffit d'un identifiant et d'un mot de passe. Les salariés accèdent à leurs informations à partir de n'importe quel ordinateur relié à Internet. » Cet atout, combiné à l'avance technologique du produit, « le plus adapté aux besoins et le plus abouti du marché », a motivé le choix de la solution proposée par l'éditeur parisien Novapost. Espace sécurisé « Un service assez simple à mettre en œuvre », témoigne le pilote du projet, satisfait, notamment, de l'accompagnement de Novapost en termes de communication.

Afin de rassurer les collaborateurs hésitants, le prestataire propose un argumentaire huilé : « Nous expliquons que cette technologie sécurise la conservation des données tout en permettant, au besoin, d'imprimer les documents. Cela rassure, par exemple, ceux qui, en vue d'un achat immobilier, se demandent quels justificatifs de salaire ils pourront produire », note Manuel Henry. Autre incitation à franchir le pas : dès le début de l'opération, chaque coffre-fort virtuel contient l'historique d'une année de fiches de paie. A la fin du déploiement, le responsable espère voir, ainsi, 70 % de ses collègues adopter le bulletin dématérialisé. Selon lui, les réticences liées à l'attachement au format papier, les interrogations sur la sécurisation des données et la pérennité des sociétés prestataires rendent illusoire le ralliement de la totalité du personnel au service. Avec une adhésion de près des deux tiers de ses salariés, Ubisoft devrait cependant largement atteindre son objectif premier : réduire au maximum l'utilisation de consommables : papier, encre...

Cette démarche éco-responsable s'inscrit, d'ailleurs, dans le cadre de la politique de développement durable du groupe. Baisse des coûts encore faible Mais, au-delà de ces motivations écologiques, l'entreprise poursuit aussi des visées économiques : faire baisser de moitié le coût unitaire du bulletin (2 euros). « Nous prenons en charge la location des coffres-forts électroniques salariés et employeur. De ce fait, jusqu'à pré- sent, l'avantage financier de la solution reste assez faible », reconnaît Manuel Henry. Lequel ne doute pas que l'inscription massive des salariés permettra de passer au niveau 2 de la dématérialisation : la numérisation massive des documents RH administratifs et leur archivage dans le coffre-fort employeur.

> Source : Entreprise & Carrières

Dématérialisation avec Primobox : Emailvision témoigne

2010-01-06T17:09:00.000+01:00

Emailvision, leader technologique sur le marché de l'email marketing depuis 1999 choisit de positionner la dématérialisation et le partage de documents au centre de son modèle de fonctionnement. Son activité qui consiste à générer chaque mois plusieurs milliers de documents à destination de ses clients et collaborateurs est amené à connaitre de profond changement visant à optimiser ses processus organisationnels.

Dans ce contexte, le Groupe a décidé d’opter pour une démarche 100 % dématérialisée afin d’offrir une nouvelle valeur ajoutée à ses clients et collaborateurs qui pourront trouver au sein d’un espace Web privatif l’intégralité des documents les concernant. Cette mise en œuvre leur permettra donc en quelques clics d’accéder à l’intégralité de leurs dossiers et de bénéficier d’informations toujours accessibles.Au-delà de ces éléments, cette démarche permettra à Emailvision de réduire significativement son nombre d’impressions et plus généralement ses coûts de fonctionnement avec des économies de 50 à 80% en fonction des postes.

Afin de répondre à cet enjeu,Emailvision a choisit le hub documentaire SaaS de Primobox pour son approche très opérationnelle. Principal avantage : cela permet à Emailvision de se concentrer sur son cœur de métier sans avoir à maintenir une plate forme en interne. Autre point positif : la grande flexibilité dans la gestion de leur abonnement SaaS qui leur permet de réduire le coût du service seulement à leur besoin réel en dématérialisation.

Désormais, l’ensemble des bulletins de paye et factures sera intégré dans l’application Primobox et transmis au format électronique avec la même valeur juridique que le format papier. Grâce à Primobox, les forces commerciales de l'entreprise peuvent directement avoir accès aux différentes informations clients en temps réels en utilisant le logiciel proposé par Primobox.

Pour le moment Primbox ne possède qu'une structure française mais l'entité est amenée à se développer dans les prochains mois et devrait proposer différentes filiales afin de s'imposer comme plate-forme groupe de référence.

Pour consulter l'article original, veuillez cliquer ici:
http://www.cfo-news.com/Dematerialisation-avec-Primobox-Olivier-Candau-CFO-Emailvision-temoigne_a12388.html

Forum SaaS et Cloud IBM en association avec le Club Alliances - Vendredi 5 février

2009-12-30T18:41:00.001+01:00

Vendredi 5 février 2010
à l'IBM Forum du nouveau siège IBM de Bois-Colombes,
en association avec le Club Alliances IBM,
avec la participation d'éditeurs, d'intégrateurs, de développeurs, de consultants et d'experts,
et le concours d'Amazon Web Services,

IBM France organise un

Forum SaaS et Cloud

Partagez points de vue, compétences et bonnes pratiques, découvrez l'offre SaaS/Cloud d'IBM et de ses partenaires du Club Alliances, en participant aux conférences plénières et aux ateliers "métier " et "partage d'expertise".

Rencontrez des partenaires, des fournisseurs et des clients potentiels dans des speed-meetings individualisés, sur leurs stands/plots ou pendant les pauses-café et le déjeuner-buffet.

Découvrez l'agenda prévisionnel du Forum SaaS et Cloud IBM,
Remplissez le formulaire d'inscription et de préparation du Forum.

Nous vous préparerons votre agenda individualisé en fonction de vos souhaits et de votre profil.

A noter dans votre agenda : Vendredi 5 février - 8h30 à 17h - Forum SaaS et Cloud - IBM - 17 avenue de l'Europe - Bois-Colombes.

Contact :
Loic Simon -+33 6 76 75 40 71
cluballiances@cluballiances.com
linkedin, viadeo, twitter, slideshare

IBM Bois Colombes

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Dématérialiser n'est pas une fin en soi

2009-12-14T15:17:00.001+01:00

Bruno Viallefont, responsable Marketing de VDoc nous livre son analyse sur l'émergence de nouvelles contraintes imposées par le passage des entreprises à l'ère numérique.

Le constat est simple et efficace... Nous dématérialisons à tour de bras, mais disposons-nous des moyens d'assurer la valeur probante des documents et leur intégrité sur de longues périodes ?

"C’est précisément pour répondre à cette situation que le concept d’archivage électronique est né."

Ce billet nous rappelle que la dématérialisation n'est pas une fin en soit. Ce n'est qu'une étape dans le cycle de vie du document au même titre que l'archivage à valeur probante ou même l'éditique...

Nous pouvons parler, au sens large de "gestion des flux documentaires"...

lien vers l'article original sur Viadeo: http://tinyurl.com/yc4qgz5

La région IDF en retard

2009-12-14T11:18:00.001+01:00

Un article posté par Jean-Claude Streicher sur le site demateriel.com fait le constat étonnant du relatif retard de la région IDF en matière de dématérialisation des marchés publics. Cela est d'autant plus préoccupant que d'importants investissements ont déjà été réalisés en la matière.

Aujourd'hui, l'ensemble des solutions mises en place sont mal ou sous-utilisées.
D'après l'auteur, l'ile de France aurait beaucoup à apprendre de la Bourgogne. C'est d'ailleurs ce que la région commence à faire en décidant de mutualiser les moyens.

Cela passe par la création "d'un portail commun d’avis, rassemblant les avis de marchés des collectivités, en particulier les Mapa et leurs avis d’attribution.[...] une plate-forme commune de dématérialisation, ainsi que les services complémentaires tels que le groupement de commandes, le coffre-fort entreprise, les formulaires en ligne, la transmission au contrôle de légalité, l’extranet comptable, l’archivage... [...] Un site d’information Marchés Publics permettant la mise en réseau des structures d’achat public des collectivités franciliennes..."

Pour info, une étude menée par le Club Alliances IBM gestion des flux documentaires arrivait au même constat il y a 6 mois dans les entreprises privées. Vous pouvez visualiser directement cette étude sur Slideshare: http://www.slideshare.net/MARKETOR.IT/rapport-gestion-des-flux-documentaires ou le communiqué de Presse: http://www.artesi.artesi-idf.com/public/article/gestion-des-flux-documentaires.html?id=18610.

Qu'en pensez-vous ?

Pour consulter l'article original, veuillez cliquer ici: http://www.demateriel.com/?p=846

L’avenir, c’est le papier !

2009-11-30T15:27:00.005+01:00

Derrière ce titre un tantinet provocateur, il y a un fond de vérité... Le papier électronique se développe et sort des frontières asiatiques pour évangéliser l'occident.

Si on en croit l'observatoire Tebaldo, le papier électronique sera "courant" dans les pays occidentaux dès 2011. On peut aisement immaginer les applications de ce type de support: une nouvelle jeunesse pour le livre, des affiches publicitaires consommant très peu d'energie et surtout n'ayant pas besoin d'être remplacées toutes les semaines, puisque le contenu se met à jour à distance...

Techniquement cette technologie se rapproche plus du papier que de l'écran... Il s'agit de papier comprenant des micro capsules traversées par un faible courant électrique.

3 millions de ces lecteurs se sont déjà vendus à travers le monde cette année, et ces chiffres devraient doubler voir tripler en 2010.

La dématérialisation et le papier se battrons donc bientôt ensemble sous la même banière "technologie responsable (ou Green-IT)!!

article librement inspiré de celui-ci: http://tiny.cc/y2wbI (AFP)

Pour les sceptiques (je les comprends):

La dématérialisation à deux vitesses

2009-11-30T14:37:00.004+01:00

La facturation électronique est promise à un bel avenir (Croissance de 29% par an de 2009 à 2011) si l'on en croit une récente étude publiée par le cabinet d'étude Markess International.

L'étude apporte une précision particulièrement croustillante: le nombre de projets de dématérialisation "avec conservation des documents en version papier" progresse plus vite que les projets de démat sans archivage papier. (+24 points entre 2008 et 2009 contre +6 points).

Cette dématérialisation à deux vitesses met-elle en évidence la période de transition que traversent les entreprises vers le tout numérique ? Ou alors est-ce la preuve d'une certaine réticence à aller tout de suite vers une numérisation globale des documents...

Qu'en pensez-vous ?

Cet article est librement inspiré d'un article paru sur demateriel.com

Venez en discuter sur Linked in ou Viadeo!

AMP – Groupe Lagardère - automatise 99,5% des 3,7 millions de bordereaux annuels avec ITESOFT

2009-11-16T15:46:00.006+01:00

ITESOFT, leader en France et éditeur européen majeur de solutions de capture, traitement et gestion automatiques de documents et AMP principal distributeur de presse en Belgique reviennent sur 5 années d’utilisation des technologies de lecture automatique de formulaires.

Automatiser la lecture des formulaires est depuis longtemps une évidence pour AMP. « Notre métier impose une véritable industrialisation des processus, nous travaillons quotidiennement en flux tendu avec des impératifs horaires. Automatiser nous permet de respecter les délais » indique Loic BURGOT, Directeur des Systèmes d’Informations de AMP.

En effet, chaque matin entre 4h et 7h, depuis une dizaine d’entrepôts, AMP prépare puis distribue journaux et magazines sur plus de 6 000 points de vente (librairies, grandes surfaces, points Relay…) répartis sur l’ensemble de la Belgique. Avant la tournée suivante AMP doit avoir traité les formulaires d’invendus (12 000 par jour), les retours marchandises et avoir édité les éventuelles notes de crédit pour les détaillants.

La solution ITESOFT.FreeMind for Business installée dans les entrepôts numérise les bordereaux, lit automatiquement les données manuscrites et vérifie en temps réel la correspondance avec la marchandise retournée. Les données sont intégrées instantanément dans SAP® et les images des bordereaux sont archivées en cas de litige ultérieur.

Les bénéfices sont nombreux : « Le gain en terme de productivité et de réduction des délais est considérable : 99,5% des formulaires sont traités automatiquement. Leur traitement ne prend plus qu’une dizaine de minutes par jour. Dès j+1 l’ensemble des notes de crédit sont remises aux détaillants et nos statistiques de vente sont à jour ». L’outil est par ailleurs apprécié pour sa simplicité d’utilisation : «nos responsables d’entrepôts ont été formés en une journée sur des interfaces ergonomiques disponibles en Néerlandais ou en Français.»
Enfin, dernier avantage constaté : les technologies de traitement automatique de documents ont rendu possible le travail en mode décentralisé, impactant directement à la baisse les temps de transports lors des tournées sur les points de ventes.

« Nous sommes fiers de la confiance que AMP nous témoigne depuis de nombreuses années. Cela confirme que l’offre et la société ITESOFT sont compétitives sur des projets multilingues et décentralisés » déclare Philippe LIJOUR, Directeur Général de ITESOFT.

http://www.itesoft.fr/?communiques&itemId=amp-groupe-lagardere-traite-ses-bordereaux-dans-sap-avec-itesoft

La dématérialisation : un double enjeu environnemental et économique

2009-11-02T15:21:00.009+01:00

« La dématérialisation est la première étape incontournable de toute stratégie de développement durable », a déclaré Eric Boustouller le président de Microsoft France à l’occasion du Salon de l’entreprise durable qui s’est déroulé à Paris les 20 et 21 octobre dernier. »

La dématérialisation ne concerne pas uniquement les défenseurs de la planète, elle permet aussi de réaliser très rapidement des économies. En effet, les ROI sur ce type de projet sont en général d’un an.

«La dématérialisation peut concerner de nombreux autres postes dans l’entreprise et d’après les données de l’Ademe, son développement pourrait permettre d’économiser des millions d’euros. D’après des experts dont le quotidien les Echos se fait le relais : « la dématérialisation en France représente un potentiel de réduction des émissions de CO2 de 20,7 millions de tonnes .»

Le marché de la dématérialisation, selon le cabinet d’analyse IDC connaîtrait en 2009 une croissance de 21,1% par rapport à 2008, rien d’étonnant compte tenu des contraintes économiques et de l’engouement général pour les problématiques environnementales.

Inspiré de l'article: http://www.developpement-durable-entreprise.fr/dematerialisation-premiere-etape-developpement-durable-f16776.html

Vos feuilles de paie électroniques sont arrivées

2009-11-02T10:20:00.006+01:00

La société Novapost propose aux entreprises des bulletins de salaire dématérialisés.
Le principe est simple : chaque entreprise qui franchit le pas obtient un espace dédié en ligne et en lien avec Novapost. Sur cet espace, elle dépose le fichier de paie de ses employés sous format PDF.
Novapost se charge ensuite de gérer les bulletins de salaire de la société.

À noter :

1. Papier ou électronique, le choix est possible.
2. Sécurité et intégrité des données garanties.

Pour Novapost, il n’y a que des avantages à passer au bulletin de salaire dématérialisé :

1. gain de temps pour le personnel,
2. gain financier : le bulletin de salaire dématérialisé coûte 35 % à 60 % moins cher qu’un bulletin papier (0.80 euros au lieu de 2 à 4 euros) et sa mise en place est gratuite, seuls sont facturés les bulletins émis,
3. gain pour l’environnement grâce à l’économie de papier,
4. gain de place pour l’archivage : une entreprise doit, selon la loi, conserver les bulletins de salaire de ses employés pendant cinq années au minimum, mais beaucoup les gardent plus longtemps. « Avec Novapost, entreprises et salariés conservent leurs données à vie et évitent d’accumuler des tonnes de feuilles et classeurs ! », détaille Jonathan Benhamou.

Un de leur client, la société e-Paye a adhéré au système en 2008. Spécialiste de la gestion de la paye et des bulletins de salaire en ligne, l’entreprise est devenue client et fournisseur de la solution Novapost, auprès de ses clients. « Les bulletins de salaire dématérialisés sont infalsifiables, conservables à vie et lisibles quels que soient les formats. C’est une solution d’avenir, qui respecte la loi et garantit l’intégrité des données du salarié. Avant, il était préférable de conserver ses bulletins de paye, notamment pour la retraite. Aujourd’hui, cela a moins d’utilité puisque tout est informatisé ! », confirme Claude Portmann.
La société e-paye a déjà elle aussi convaincu une dizaine de clients de passer au bulletin de paye dématérialisé et le processus ne devrait pas s’arrêter là !

Certaines personnes craignent cependant que le passage à l'ère électronique du bulletin de paie ne se fasse pas sans encombre. C'est le cas de Denis Kientz, expert en nouvelles technologies dans une société de conseil RH, qui met en garde les entreprises contre les risques de piratage ou de modification des données. Ses doutes portent essentiellement sur les systèmes d'intranet-extranet. Selon lui, il serait extrêmement coûteux d'accéder à un niveau de sécurité optimal.

Ces craintes sont légitimes et certains acteurs sur le marché cherchent à établir un référentiel de normes pour assurer la qualité, l'intégrité et la sécurité des données.

Novapost planche sur les bonnes pratiques en matière de gestion des bulletins de paies électroniques (la suite)

2009-10-26T15:42:00.004+01:00

Souvenez-vous, le lundi 5 Octobre, un post de ce blog faisait état de l'initiative menée par Novapost visant à établir un référentiel de bonnes pratiques en matière de dématérialisation des bulletins de paie. 2 jours plus tard se tenait une réunion à l'Afnor. Une quarantaine d'acteurs ont longuement débattu, mais le consensus n'a pu être atteint, partagé entre les partisans d'une normalisation et ses détracteurs souhaitant conserver une forme de flou juridique en la matière pour des raisons qui les concernent... Les partisans de la normalisation ne comptent pas relâcher leur effort et assurent qu'une norme AFNOR sera bel et bien élaborée.

Ouverture imminente des inscriptions pour le salon dématérialiser 2009

2009-10-22T17:46:00.005+02:00

Le salon dématérialiser 2009 qui aura lieu les 1er et 2 Décembre 2009 devrait lancer son site officiel dans 48h. Cette année 4500 visiteurs sont attendus.

L'éditique se concentre sur le Service et le Logiciel

2009-10-19T11:18:00.006+02:00

Dans un contexte difficile (baisse de volume de 30% des impressions) les principaux acteurs de l’éditique étaient attendus au tournant lors du FAN qui a eu lieu fin septembre.

La Stratégie de ces derniers s’organise autour de deux points : le Service et le Logiciel. Xerox, par exemple a racheté un gros du BPO sur le continent américain et propose un nouveau type de facturation collant davantage au coût de revient.

En ce qui concerne l’aspect logiciel :
« HP, déjà. Il y a un an et demi, il rachetait Exstream, éditeur du logiciel Dialogue (revendu entre autres par Xerox) et spécialiste de l'éditique. Aujourd'hui le constructeur fait de cette plate-forme de composition son principal middleware pour la circulation des documents. Il l'a jumelé avec son offre historique d'output management (ou gestion des flux d'impression) issue de Dazel. »

Logiciel et Service au service de l’éditique… Les amateurs de SaaS apprécieront…

Lire l'article qui a inspiré ce post: http://tinyurl.com/yfp45x6

Primobox lance un package de travail collaboratif « Anti-Grippe A »

2009-10-15T15:36:00.003+02:00

Primobox, éditeur de solutions SaaS, annonce la disponibilité d'un package spécialement proposé aux entreprises désireuses de prévoir une solution permettant aux collaborateurs de travailler à distance en cas de pandémie.

Ce lancement s'inscrit dans le cadre des dispositifs PCA des entreprises.
Ainsi, pour une durée limitée dans le temps à quelques mois, les entreprises pourront bénéficier d'une véritable plateforme collaborative permettant à leurs collaborateurs de travailler à domicile depuis une simple connexion
Web.

Les télétravailleurs pourront publier et partager en toute sécurité l'ensemble de leurs documents au sein d´espaces dédiés. Concrètement, le package « Anti-Grippe A » permet aux entreprises :de limiter les effets de l 'absentéisme . L'ensemble des utilisateurs seront automatiquement avertis par mail ou SMS de la mise à disposition d'un document et pourront, en fonction de leurs droits, le consulter, le compléter, le valider, le partager et le diffuser par mail, fax ou courrier où qu'ils soient et à tout moment comme si ils étaient devant leur poste de travail.

http://tinyurl.com/yfz6jpk

Novapost planche sur les bonnes pratiques en matière de gestion des bulletins de paies électroniques

2009-10-05T13:58:00.004+02:00

La dématérialisation des bulletins de paie est légale depuis le 12 mai 2009. Mais la loi qui à rendu cela possible ne précise pas réellement les modalités de son application... Suffit-il de les stocker les bulletins de paie sur le serveur mail ? Peut-on réellement se contenter des les garder "au chaud" sur un disque dur externe ? Le métier à besoin d'un référentiel de normes.

"Aussi, Novapost vient-il de créer avec l’Afnor et la Fédisa un comité de normalisation ad hoc, dont Jonathan Benhamou assure la présidence. Ce référentiel, explique-t-il, doit renforcer la confiance des acteurs du marché. Il devra préciser l’application de la réglementation pour les salariés bien sûr, mais aussi pour les entreprises, les intermédiaires émetteurs de bulletins de salaires dématérialisés, les pouvoirs publics et l’administration."

"Il pourrait être finalisé courant 2010 et tenir dans une dizaine de pages. Il recommanderait évidemment l’emploi de coffres-forts électroniques conformes à la nouvelle version de la norme Afnor NF Z 42 013. Il faciliterait la tâche des autorités judiciaires en cas de contestation."

Voir l'article complet sur demateriel.com...

La FNTC publie les 10 idées fausses à propos de la dématérialisation des bulletins de paie

2009-09-25T13:48:00.000+02:00

La FNTC publie les 10 idées fausses à propos de la dématérialisation des bulletins de paie
Le Code du travail modifié par la Loi du 12 mai 2009 consacre la possibilité pour les employeurs de remettre un bulletin de paie aux salariés sous forme électronique.

Afin de contribuer à l’essor de la dématérialisation des échanges et au développement de l’économie numérique, la Fédération Nationale des Tiers de Confiance (FNTC) publie les 10 idées fausses à propos de la dématérialisation des bulletins de paie ou plus exactement sur la dématérialisation de la remise du bulletin de paie. Ce texte est le résultat de la réflexion collective menée depuis juin 2009 par le groupe de travail « ePaie » de la FNTC.

1 – « Encore une contrainte qu'on nous impose » - FAUX

· La nouvelle Loi consacre pour l’employeur la possibilité de le faire et le salarié concerné doit donner au préalable son accord.

2 - « Le papier, c'est plus sûr » - FAUX

· La mise en œuvre des technologies de confiance telles que la signature électronique, l’horodatage ou les empreintes d’intégrité, prévient la falsification et la rend plus facilement détectable.

3 – « Le cadre juridique n'est pas encore arrêté » - FAUX

· Le cadre juridique déjà défini depuis 2004 a été précisé par la loi n°2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures. Le Code du travail a été modifié en conséquence.

Lire la suite du communiqué de la FNTC sur le site DAF info...

Groupe Crédit Agricole : Sofinco choisit ITESOFT pour dématérialiser ses dossiers de crédit et maîtriser son risque clients

2009-09-17T13:36:00.002+02:00

La filiale de crédit à la consommation du Crédit Agricole va automatiser le traitement de plus d’un million de documents

ITESOFT, leader en France et éditeur européen majeur de solutions de capture, traitement et gestion automatiques de documents annonce la signature d’un contrat avec Sofinco, spécialiste du prêt et crédit à la consommation et filiale de Crédit Agricole SA. Grâce aux solutions ITESOFT.FreeMind Enterprise, ITESOFT.FreeMind for Business et ITESOFT.Share, Sofinco va numériser, lire et stocker automatiquement un flux de dossiers de crédit à la consommation représentant 1 million de pages par an.

« La maîtrise du risque client est l’enjeu prioritaire de l’industrie du crédit à la consommation et le contexte de crise économique ne fait qu’amplifier le « coût du risque » pour Sofinco. Tout outil qui peut nous aider à sécuriser l’octroi du crédit doit retenir notre attention. La dématérialisation des dossiers clients en fait partie » explique Michel Fayon, Directeur Général Adjoint de Crédit Lift.

ITESOFT.FreeMind Enterprise numérisera les documents reçus sans tri manuel préalable, analysera automatiquement leur nature (offre préalable de prêt, bulletins de salaire, avis d’impositions, pièces d’identité, justificatifs d’allocations familiales, justificatifs de domicile) et vérifiera la complétude des dossiers.
ITESOFT.FreeMind for Business, dédié à la lecture automatique des documents, permettra de fiabiliser les conditions d’octroi appliquées par les chargés de clientèle.
Dès la numérisation, ITESOFT.Share stocke sous format électronique les dossiers clients de demandes de crédit et les met à disposition de chaque gestionnaire habilité en Front et Back office via le web.

« L’excellent niveau de performance automatique tout au long du processus - de la capture sans séparateur au stockage électronique -, et la couverture fonctionnelle adaptée à nos besoins métier sont donc les deux raisons majeures du choix de Sofinco en faveur de ITESOFT. Grâce à ITESOFT, notre engagement envers nos clients pourra être à la fois plus rapide et plus sécurisé » affirme Michel Fayon.

« Nous sommes fiers du choix de Sofinco car il démontre que nos technologies de dématérialisation et d’automatisation de documents apportent une très forte valeur à nos clients en accélérant et optimisant le cœur même de leurs processus métiers critiques. Ce constat vaut bien entendu au sein du groupe Crédit Agricole où CALYON, FINAREF, LCL, CRCA Brie-Picardie ont aussi choisi ITESOFT, au sein du secteur Banques-Assurances-Finance où ITESOFT joue un rôle prédominant, et plus généralement au sein de tout processus de gestion (processus clients, processus achats, processus de réception courrier, etc.) » conclut Philippe Lijour, Directeur Général ITESOFT.

Le SaaS, nouvelle pierre angulaire de la productivité

2009-09-15T13:41:00.000+02:00

Productivité et retour sur investissement sont plus que jamais des attentes stratégiques pour les entreprises de toute taille. Dans ce contexte, tous les moyens sont les bienvenus pour améliorer leurs processus et compétitivité.

A n'en pas douter, l'investissement informatique est une donnée majeure qu'il convient de positionner dans les trois premières préoccupations majeures des entreprises de toute taille. En effet, quelle que soit la taille de l'entreprise, il est désormais impensable de ne pas bénéficier d'une infrastructure IT performante. Dans ce contexte, le modèle SaaS apporte une réponse pertinente aux attentes formulées dans la mesure où il permet aux entreprises de se concentrer sur leur c?ur de métier et de ne pas se préoccuper de la gestion de leurs infrastructures IT.

Commençons tout d'abord par donner une courte définition de ce qu'est le SaaS. Tout comme l'ASP ou les applications à la demande, le SaaS s'inscrit dans la famille des logiciels managés ou hébergés. A la différence de l'ASP, les applications basées sur le modèle SaaS sont construites d'emblée en mode Web et optimisées pour être délivrées par Internet. Le modèle SaaS permet de se décharger de la maintenance, de l'exploitation et de l'hébergement des applications. Les clients ne payent pas pour posséder le logiciel et les infrastructures en eux-mêmes mais pour les utiliser.

A travers cette description, on comprend aisément que l'approche SaaS est une réponse opérationnelle aux attentes des entreprises dans la mesure ou elle leur permet de répondre à trois préoccupations majeures : techniques, économiques et métier.

Au niveau technique, le SaaS est une formidable opportunité de ne pas avoir à gérer ses applicatifs (déploiement, intégration, administration, montée de version...). Cela permet aux entreprises d'accéder à des applicatifs à forte valeur ajoutée toujours actualisés et disponibles. Cela permet également d'accéder en tous points aux applications souhaitées, le seul pré-requis étant une connexion Internet. Pas besoin de matériel spécifique et de configurer quoi que ce soit.

Au niveau économique, le SaaS offre une souplesse très importante. Les entreprises n'ont pas à débourser de sommes importantes pour acquérir leurs logiciels et leurs matériels. Elles paient uniquement à la demande et à l'utilisation réelle. De plus, ce mode de paiement permet une grande flexibilité. Les entreprises peuvent moduler leur abonnement en fonction de leurs propres besoin et de leur développement réel . Cela offre de forts avantages au regard de la gestion et du un modèle traditionnel.

Au niveau métier, l'avantage du SaaS est tout simplement de recentrer sur leur métier et donc de contribuer à améliorer la productivité de tous les collaborateurs de l'entreprise qui vont concentrer leurs efforts sur le développement de leurs parts de marché. L'entreprise n'a pas à gérer son informatique mais seulement sa croissance commerciale.

En répondant à ce triptyque, le SaaS se positionne donc comme un maillon clé du développement des entreprises. Il est l'un des enjeux majeurs des prochaines années sur le marché du logiciel. Il préfigure une véritable révolution dans le mode de commercialisation et surtout de consommation du logiciel. Son développement ne pourra être qu'exponentiel tant les avantages qu'il apporte sont nombreux.

Grâce au SaaS, les entreprises peuvent désormais accéder à des applications jusqu'alors dédiées aux grands groupes du fait de leur complexité de mise en ?uvre et de leur coût (acquisition des licences, intégration, acquisition de matériel, personnel dédié à la maintenance, etc.). Il constitue notamment une réponse concrète aux enjeux actuels de la dématérialisation en permettant d'en démocratiser son accès.

Xavier Laine

1er semestre 2009 positif pour les acteurs de la démat’

2009-09-14T10:34:00.004+02:00

Les turbulences financières ont malmené les investissements IT des entreprises. Mais dans l’ensemble, les acteurs de la dématérialisation et des échanges électroniques n’en ont pas trop souffert. La plupart continuent d’afficher des résultats en progression.

Au premier semestre 2009, Itesoft, éditeur de solutions d’automatisation du traitement des factures entrantes et sortantes, a ainsi augmenté son chiffre d’affaires de 10,3 % par rapport au même semestre 2008, à 9,7 millions d’euros.

Le marché français (85 % de ce chiffre d’affaires) est resté très moteur avec un gain de 14 %, confirmant par conséquent le groupe dans sa position de n° 1. Le résultat opérationnel est juste à l’équilibre, contre un gain de 0,3 million d’euros l’an dernier. Un léger repli qui s’explique par les pressions tarifaires accrues des grands donneurs d’ordre bien sûr, mais aussi par les charges de R&D visant à conserver l’avance technologique.

Au Royaume Uni, Itesoft devrait signer deux nouveaux clients au début du troisième trimestre, annonçant un début de regain d’activité durable dans cette zone. Un nouveau dg, confirmé et reconnu, a d’autre part été nommé à la tête de la filiale allemande. Il devrait restaurer les conditions d’un développement solide.

Editeur de solutions de dématérialisation à la demande, Esker observe « un environnement toujours peu propice aux investissements importants et où les cycles de décision continuent de s’allonger fortement ». Au premier semestre, il n’a donc amélioré son chiffre d’affaires que de 3,6 % (à taux de change courants). A taux de change constants, celui-ci a même baissé de 1 % par rapport à la même période de 2008. Mais ses offres FlyDoc et Esker on Demand en mode Saas peuvent maintenant être commercialisées par toutes ses filiales. Au premier semestre, leurs ventes ont progressé de 65 % hors de France.

Le Finlandais Basware, éditeur et opérateur de solutions purchase-to-pay, n’a pas non plus échappé à « une situation financière du marché extrêmement compliquée, qui a rallongé les cycles de vente ». Au 2e trimestre 2009, il a néanmoins réalisé 52,6 % de ventes nettes à l’international, en progression de 8,6 % en un an. Au premier semestre, il a augmenté son profit d’exploitation de 72 %. Ses ventes nettes de services ont progressé de 55 % au premier trimestre et de 73 % au second. En 2009, ses résultats devraient donc évoluer comme en 2008.

Generix, enfin, a réalisé au 2e trimestre un chiffre d’affaires consolidé de 17,4 millions d’euros, en progression de 4,2 % sur le même trimestre de l’an dernier. A son grand étonnement, il a augmenté ses ventes de logiciels de 27,3 % à 2,8 millions d’euros, après plus de six mois d’attentisme, voire même de régression. Cette reprise profite notamment à son ERP Generix Collaborative Enterprise, associé à sa plate-forme d’intégration EAI TradeXpress. L’activité Saas, elle, a encore progressé de 28,6 %, à 1,8 millions d’euros. L’éditeur ne désespère donc pas de retrouver bientôt des niveaux de marge satisfaisants.

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Novapost crée un Comité de Normalisation avec l’AFNOR et la FEDISA.

2009-09-08T12:14:00.004+02:00

Par stephan1104 le Mercredi 15 juillet 2009 @ 14:01:53
En créant une norme AFNOR, Novapost, pionnier du bulletin de salaire dématérialisé, souhaite renforcer la confiance des acteurs sur ce marché.

La loi du 12 mai dernier sur la simplification et la clarification du droit et d’allègement des procédures légalise la dématérialisation du bulletin de paie en modifiant le code du travail.
Ce texte, bien qu’autorisant ce qui s’annonce comme une évolution majeure pour les ressources humaines des entreprises françaises, ne préconise pas de mode opératoire précis. Pour cette raison, nous sommes à ce jour témoins de l’émergence de pratiques et de services issus d’une compréhension partielle ou erronée de cette loi ; ces services risquant d’être, ipso facto, illégaux, comme l’envoi du bulletin de salaire en pièce jointe dans un mail.

Construire un référentiel commun de bonnes pratiques établi avec des acteurs de référence est devenu aujourd’hui une priorité. Novapost, pionnier de la dématérialisation des bulletins de salaire, acteur reconnu des administrations concernées, se mobilise en créant et présidant un Comité de Normalisation au sein de l’AFNOR avec l’appui de la FEDISA.

Des acteurs de référence

¨ L’AFNOR Normalisation qui a la mission d’intérêt général d’être l’opérateur central du système français de normalisation. Sa vocation est d’anticiper le besoin en normes et d’assurer leur adéquation constante aux marchés.

¨ La FEDISA, le syndicat professionnel de la profession d’archivage et de dématérialisation, qui est la première association fournissant « la bonne information » et « la bonne méthode » pour bien aborder un projet de dématérialisation et/ou d’archivage électronique, au travers d’avis d’experts et de retours d’expériences.

¨ Novapost, qui est le premier acteur français à proposer aux entreprises la dématérialisation de leurs bulletins de salaires. La société veut aujourd’hui pouvoir s’appuyer sur une norme.

ITESOFT a été retenu par Capgemini pour le déploiement mondial de la dématérialisation de ses factures fournisseurs

2009-09-08T12:11:00.004+02:00

Communiqué de presse - 7 septembre 2009

Capgemini a pour objectif de répliquer les gains de productivité constatés en France dans 22 autres pays

ITESOFT, leader en France et éditeur européen majeur de solutions de capture, traitement et gestion automatiques de documents annonce la signature d’un contrat avec Capgemini. Les solutions ITESOFT dématérialiseront et automatiseront le traitement, l’approbation et la comptabilisation de 300 000 factures fournisseurs par an à l’échelle mondiale.

« +30% de productivité, des délais de traitement divisés par 2 permettant une comptabilisation en 72 heures, la traçabilité de chaque facture garantie de bout en bout, une consolidation des comptes accélérée et fiabilisée en période de clôture, l’adoption naturelle des outils par les utilisateurs : tels sont les gains constatés en France depuis 4 ans grâce à l’utilisation des solutions ITESOFT. C’est pourquoi nous avons décidé d’étendre cette solution à l’ensemble du Groupe, » commente Eric Jahn, Responsable de la Transformation de la Direction Finances chez Capgemini.

En effet, 14 entités dont Capgemini Service SAS, Capgemini France SAS et les entités Sogeti en France utilisent, depuis 2005, la solution ITESOFT.FreeMind for Invoices pour la capture, le traitement et la comptabilisation automatiques des factures (LAD) dans l’ERP Oracle E-Business Suite et ITESOFT.Share pour l’imputation et la validation automatiques (Workflow) ainsi que le stockage et la consultation électroniques des images (GED). Le Retour sur Investissement avait été atteint en 12 mois.

Ces 2 solutions vont désormais être déployées dans 22 pays en Amérique du Nord, en Europe de l’Ouest et de l’Est, en Inde, au Maghreb et en Scandinavie. Le périmètre du projet porte sur 300 000 factures fournisseurs annuelles, 600 accès GED et 13 000 utilisateurs Workflow. Les solutions ITESOFT traiteront automatiquement les images de factures numérisées par les Capture Centers en place chez Capgemini puis distribueront les factures électroniques pour imputation dans les Centres de Services Partagés du Groupe en Pologne et en Inde. Les documents seront ensuite présentés pour approbation via le web à l’un ou l’autre des 13 000 responsables de la validation répartis dans le monde entier.

« Au-delà des gains constatés depuis 4 ans en France, la possibilité de déployer les solutions ITESOFT mondialement de façon industrielle, leur facilité d’utilisation pour nos équipes et les relations de partenariat étroites que nous avons nouées avec les équipes ITESOFT ont également été déterminantes dans notre décision » ajoute Eric Jahn.

« Ce contrat confirme la place de ITESOFT sur le marché mondial de la capture intelligente de documents. Il intensifie les relations entre ITESOFT et Capgemini avec qui nous avons gagné en 2008 le projet Diadème de la CNAM-TS visant à dématérialiser et traiter automatiquement 250 millions de documents par an provenant des assurés sociaux. » conclut Philippe Lijour, Directeur Général du groupe ITESOFT.

ITESOFT_CP_Capgemini_2009_FR.pdf (PDF - 41 Ko)

A vos Agendas !

2009-09-07T16:09:00.004+02:00

Voici, une liste (non exhaustive) des prochains événements concernant la gestion des flux documentaires afin de démarrer l’année du bon pied.

Du 14 au 15 septembre 2009 : Docxpo
Le salon online du traitement de l'information et de la gestion du document.
DOCXPO est le premier salon interactif online du traitement de l'information et de la gestion du document. Il se déroulera les 14 et 15 septembre 2009, de 9h00 à 18h00, hall Excelsior au web Expo Center.
http://www.web-expo-center.com/

Jeudi 24 septembre 2009, Paris - Ile de France : Les Matinées éditiques de StreamServe
Les gestions des correspondances : comment créer, gérer ses correspondances et documents personnalisés, cibler efficacement les clients en donnant la main aux utilisateurs métier (courrier client, lettre d’accompagnement, ouverture de contrat, confirmation de souscription, etc.).
http://www.streamserve.com/fr/Societe/-la-Une/Les-Matinees-Editique/

Du 29 au 30 septembre 2009 Paris : FAN 2009 – [FORUM DES ACTEURS DU NUMÉRIQUE
L'ENTREPRISE INNOVANTE À TRAVERS SES USAGES DU NUMERIQUE
Rencontre annuelle des entreprises avec les professionnels de la gestion de contenu, des flux, de l’éditique et du document numérique.
www.forumacteursnumerique.com

TOUR DE FRANCE DFCG / ITESOFT / DELOITTE
Dématérialiser, mutualiser, externaliser : les leviers d'optimisation de la fonction finance
Mardi 20 Octobre 2009
GRENOBLE / RENNES / STRASBOURG / TOULOUSE / PARIS - Île de France
17 septembre 2009 • Grenoble - 18h30/20h30 • France
24 septembre 2009 • Rennes - 18h30/20h30 • France
30 septembre 2009 • Strasbourg - 18h30/20h30 • France
15 octobre 2009 • Toulouse - 8h00/10h00 • France
20 octobre 2009 • Paris - 8h00 /10h00 • France
http://www.itesoft.fr/?evenement&itemId=dematerialisation-factures-optimisation-fonction-comptable-dfcg

SOLUTION DEMAT edition 2009, le 6,7 et 8 octobre prochain au CNIT de Paris la Défense.
Novapost sera présent au stand F40!
http://www.salons-solutions.com/fr/demat/

Du 21 au 22 octobre 2009, BRUXELLE – Belgique : MAIL@WORK EXPO
Le salon européen du courrier et de l'acheminement de l'information.
Ce lieu unique au carrefour de l'Europe, vous apportera non seulement les meilleures solutions courriers pour votre entreprise, mais également la possibilité d'échanger vos différentes problématiques avec vos confrères francophones et Européens.
http://www.mail-work.com/

Du 23 au 27 novembre 2009, Paris : LA SEMAINE DE L'INFORMATIQUE JURIDIQUE
Le congrès annuel des décideurs informatiques et juridiques.
Au programme cette année
- 7 formations: Loi informatique et libertés, Charte utilisateurs, Droit des logiciels libres, sécurisez vos contrats informatiques, archivage électronique légal...
- 3 conférences d'actualité :
Protection des données personnelles
Archivage électronique à valeur probante
Surveillance des salariés et nouvelles technologies
http://www.comundi.fr/congres/120011/la-semaine-de-l-informatique-juridique.html

1-2 décembre 2009 : Demat Expo 2009 (Paris)
L'organisation est en cours. La communication débutera en septembre http://www.dematerialiser.com/2008/index.php

ITESOFT annonce la signature d'un contrat avec Bristol-Myers Squibb

2009-09-04T12:24:00.002+02:00

Cette collaboration permettra à la multinationale Bristol-Myers Squibb d'automatiser son processus de traitement des commandes clients dans SAP®

ITESOFT, leader en France et éditeur européen majeur de solutions de capture, traitement et gestion automatiques de documents annonce la signature d’un contrat avec le groupe Bristol-Myers Squibb (NYSE : BMY). Bristol-Myers Squibb utilisera la solution ITESOFT.FreeMind for Orders pour optimiser son processus global de traitement des commandes. ITESOFT permettra ainsi à Bristol-Myers Squibb de réduire ses coûts administratifs.

Ce choix a été fait à l’issue d’un benchmark entre les principales offres américaines et internationales du marché. ITESOFT.FreeMind for Orders a été classée numéro 1 pour sa performance en lecture automatique, son ergonomie et sa facilité de prise en main, son architecture distribuée et son expertise dans le traitement des commandes en milieu médical et pharmaceutique.

La solution ITESOFT.FreeMind for Orders va automatiser le traitement des commandes reçues par fax par Bristol-Myers Squibb. Elles seront capturées, lues et vérifiées automatiquement puis intégrées dans le système de gestion des commandes SAP® ; après quoi elles seront consultables et circuleront sous forme d’images électroniques dans la GED OpenText et les Workflow SAP®. Grâce à l’automatisation de tâches jusque là manuelles, Bristol-Myers Squibb réduira ses coûts administratifs et fiabilisera et accélèrera son processus de bout en bout.

Tout d’abord installée dans certains pays, la plate-forme sera pilotée, tracée et supervisée nativement dans SAP® depuis le siège du Groupe aux USA grâce au module ITESOFT.Dashboard for SAP® Business Suite.

« Nous sommes fiers du choix fait par Bristol-Myers Squibb. Il est la preuve de notre expérience métier inégalée qui fait de ITESOFT l’interlocuteur naturel des entreprises du monde médical et pharmaceutique en matière de traitement automatique des commandes clients. Il confirme aussi que l’offre et la société ITESOFT sont compétitives sur des projets d’envergure mondiale lancés par des multinationales » déclare Philippe LIJOUR, Directeur Général du Groupe ITESOFT.

ITESOFT_CP_BMS_2009_FR.pdf (PDF - 40 Ko)

Alinéa a choisi ITESOFT pour optimiser son organisation comptable décentralisée

2009-07-21T10:52:00.002+02:00

ITESOFT, leader en France et éditeur européen majeur de solutions de capture, traitement et gestion automatiques de documents, annonce la mise en production de ITESOFT.FreeMind for Invoices et ITESOFT.Share chez Alinéa, le spécialiste de la distribution Meubles et Déco. Ces 2 solutions permettent de dématérialiser, traiter, valider et intégrer automatiquement dans la suite financière SAGE 1000, les 130 000 factures fournisseurs reçues par Alinéa.

L’activité de Alinéa est en très forte croissance : pour exemple, 2 à 3 ouvertures de magasins par an, venant s’ajouter aux 19 existants. Pour être parfaitement efficace, cette organisation décentralisée doit s’affranchir des tâches administratives pour se consacrer pleinement à l’opérationnel.

« Jusque là, la saisie, le rapprochement, l’imputation, la recherche étaient strictement manuels et généraient des coûts administratifs prohibitifs et d’importantes pertes de temps. Sans parler de l’absence totale de contrôle quand les factures circulaient pour validation. Avec une croissance du volume de documents de 30% par an, cette situation était devenue ingérable » se souvient Corinne Vache, Chef Comptable Siège chez Alinéa.

Novapost RH | Novapost avec mon.service-public.fr

2009-07-21T10:34:00.002+02:00

Novapost complète son offre grâce au site mon.service-public.fr.

Grâce à ce service de l’administration française, Novapost propose une nouvelle option aux salariés qui quittent leur entreprise, un service qui complète efficacement son offre.

Le principe de fonctionnement

Depuis son lancement, Novapost propose aux entreprises d’adresser à leurs salariés des bulletins de salaires dématérialisés, distribués et archivés dans des coffres-forts virtuels individuels et sécurisés, hébergés chez IBM.

Jusqu’à présent, quand les salariés quittaient leur entreprise, quelle qu’en soit la raison, ils avaient un an pour récupérer ou transférer les informations de leur coffre-fort :

* vers leur PC,
* ou vers un nouveau coffre-fort individuel proposé par leur nouvel employeur si celui-ci travaille avec Novapost,
* ou vers le service de coffre-fort de Novapost pour quelques euros par an.

La nouveauté

Désormais, les employés utilisant le service Novapost RH pourront, lors de leur départ de l’entreprise, transférer leurs bulletins de salaires vers l’espace confidentiel de stockage proposé gratuitement par le site mon.service-public.fr. Sur ce site, ils peuvent conserver en toute confiance les pièces justificatives échangées avec l'administration dont fait partie la feuille de paie.

Lors de l’étude réalisée par OpinionWay* pour Novapost en février dernier, 50 % des salariés interrogés se déclaraient intéressés par la dématérialisation des bulletins de salaires (réception et archivage), alors qu’aucune communication n’avait été réalisée sur ce sujet. Cette offre complémentaire de Novapost, qui apporte un vrai service en plus, devrait convaincre une part encore plus importante de cette population active.

" Après le vote de la loi sur la dématérialisation, ce service est une seconde étape importante qui va permettre à Novapost d’asseoir sa crédibilité auprès des entreprises et des salariés " déclare Jonathan BENHAMOU Président de Novapost

Novapost, une technologie innovante

Utilisant les dernières technologies en matière d’archivage légal et de plate-forme SaaS (Software as a Service), Novapost assure à la fois la sécurité, la traçabilité et un accès 24h/24 et 7j/7 aux documents essentiels de l’entreprise. Novapost s’appuie également sur les infrastructures d’hébergement IBM et les solutions de signature électronique Opentrust qui sont reconnues aujourd’hui comme les plus sûres d’Europe.

* C’est rapide : Novapost est une solution clé en mains qui ne nécessite aucune intégration, offrant l’accès complet au service en moins d’une semaine.
* C’est simple : l’interface 100 % web est simple et attrayante, facile d’utilisation par tous.
* C’est garanti : tous les documents sont authentifiés, horodatés, signés électroniquement. Ils sont donc protégés, tracés et archivés.
* C’est transparent : aucun frais technique comme l’achat d’un logiciel, le coût d’une installation, l’entreprise paie uniquement le nombre de documents traités par Novapost.
* C’est écologique : la réduction des consommables ainsi que la suppression du papier contribuent au respect de l'environnement.

* Étude réalisée auprès d’un échantillon de 985 salariés, représentatif de la population salariée au regard des critères d’âge et de catégorie socioprofessionnelle.

Contact presse :
Estelle MONRAISSE - Alter’Com Conseil
Tél. : 06 60 41 81 52 - altercom@club-internet.fr

le CXP - DOSSIER - Les systèmes de création et de production de documents d’entreprise

2009-07-07T16:52:00.002+02:00

L’éditique recouvre aujourd’hui toutes les plateformes mises à la disposition des utilisateurs métier pour optimise la communication entre l’entreprise et ses clients à travers les documents qui leur sont transmis, aussi bien sous forme matérialisée que dématérialisée. Le marché offre une vaste palette de solutions tant en termes de souplesse et d’ergonomie, que de performance et de contrôle/pilotage de la chaîne éditique.

le CXP - DOSSIER - Les systèmes de création et de production de documents d’entreprise

Demateriel » Itesoft succède à EMC Captiva chez Swiss Life France

2009-06-24T16:50:00.002+02:00

Demateriel » Itesoft succède à EMC Captiva chez Swiss Life France

Pour optimiser le traitement automatique des décomptes santé, l’assureur Swiss Life France vient de remplacer la suite EMC Captiva par la solution packagée du français Itesoft dédiée au décomptes. Pour des raisons de performances techniques, bien sûr, mais aussi pour la capacité des équipes d’Itesoft à garantir une évolution de la chaîne de production sans rupture de charge. Du coup, la solution de classification automatique Itesoft.FreeMind Enterprise a également été adoptée pour la numérisation du courrier entrant en intégration avec FileNet, pour ses principes d’architecture (SOA, capture web, vidéocodage web 2.0, évolutivité, clustering et virtualisation).

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18 Juin 2009 (Paris) : Atelier Démo ITESOFT - Dématérialisation des Factures Fournisseurs - Assistez à une démonstration en live !

2009-06-15T18:13:00.003+02:00

18 Juin 2009 (Paris) : Atelier Démo ITESOFT - Dématérialisation des Factures Fournisseurs - Assistez à une démonstration en live !

Découvrez les bénéfices de l'automatisation de votre processus Purchase to Pay :

- Coût de traitement des factures réduit de 60%
- Délais divisés par 5
- Des clôtures comptables accélérées
- Garantie de traçabilité des processus de bout en bout

Avec la participation de FUJITSU

Date
Jeudi 18 Juin de 9h30 à 11h00 à Paris (Accueil à partir de 9h00)

Agenda
- Présentation Fonctionnelle & Technologique
- Démonstration live !
- Forum de discussion

Lieu
Paris
Modalités et plan d'accès à venir dès réception de votre inscription

Formulaire d’inscription en ligne

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GED : Primobox lève 400 000 euros par Neteco.com

2009-06-15T15:49:00.005+02:00

GED : Primobox lève 400 000 euros par Neteco.com

Spécialiste de la dématérialisation, de la GED et du travail collaboratif en mode SaaS, la jeune pousse Primobox annonce une première levée de fonds d'un montant de 400 0000 euros auprès du fonds d'investissement Grant&Partners Invest et d'autres investisseurs institutionnels.

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Forum de discussion | Cloud Computing et SaaS

2009-06-15T15:34:00.004+02:00

Etude: "Gestion des Flux Documentaires, la pertinence du SaaS"

Une étude réalisée par Marketor pour le Club Alliances IBM confirme la pertinence du SaaS pour la Gestion des Flux Documentaires.

Membres du Club Alliances IBM, ITESOFT, Helitis, Novapost, STS Group, Konica Minolta et Infoprint se sont regroupés pour proposer des solutions en mode SaaS qui couvrent l’ensemble des enjeux de la gestion des flux documentaires : dématérialisation, archivage à valeur probante, éditique et impression.

C’est pour le compte de cette alliance des compétences « Gestion des Flux Documentaires » que Marketor a réalisé une étude auprès de 106 Directeurs Administratif, Directeurs Commerciaux et Directeurs informatiques d’entreprises de 100 à 5000 salariés.

Cette étude fait entre autres ressortir les difficultés des entreprises à optimiser leurs processus de traitement de l’information, et ce, en dépit d’un taux d’équipement élevé. Deux raisons sont évoquées pour expliquer l’écart entre le taux d’équipement et les performances constatées par les répondants.

• D'une part, les solutions sont sous-utilisées. Si les entreprises souhaitent en général réduire leurs coûts ainsi que leur empreinte environnementale, elles se heurtent à une forte résistance au changement de leurs employés, de leurs fournisseurs et de leurs clients. 45% des entreprises qui disposent d’une solution de capture des flux entrants dématérialisent moins de 25% de leurs documents.

• D’autre part, les solutions sont mal utilisées, car elles fonctionnent indépendamment les unes des autres. Le taux d’équipement élevé ne doit pas masquer le fait qu’une partie de ces solutions sont obsolètes. Seuls 29% des entreprises interrogées disposent d’une solution intégrée « moderne » d’archivage électronique.

Devant ces difficultés, les entreprises tendent à remettre en question les processus internes de gestion des flux documentaires et cherchent des solutions pour obtenir une vision complète et intégrée de ces flux.

Les membres du Club Alliances sont persuadés que, après avoir conquis les marchés de la Relation Clients (CRM), des Ressources Humaines et de la Collaboration, les solutions en mode SaaS (Software as a Service) vont rapidement démontrer leur pertinence dans le domaine de la Gestion des Flux Documentaires, et ce notamment pour assurer une meilleure gestion des documents dématérialisés associée à une réduction de leur empreinte environnementale.

Le rapport d’étude est téléchargeable à cette adresse :

http://www.solution-as-a-service.com/sites_dynamiques/6/index.php/Contact.html

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Le bulletin de paie électronique désormais autorisé - Actualités - ZDNet.fr

2009-06-15T15:23:00.008+02:00

Le bulletin de paie électronique désormais autorisé - Actualités - ZDNet.fr

Législation - Depuis le 13 mai, les employeurs, après accord des salariés, peuvent remettre des bulletins de paie électroniques. Les données devront être archivées pendant au moins cinq ans et leur intégrité garantie.

"Les modalités techniques de la loi permettant de garantir l'intégrité des données ne sont toutefois pas encore arrêtées [...]

"Il reste encore à envisager les contours techniques du document : scellement ou signature électronique pour en garantir l'intégrité, création de coffre fort électronique pour les salariés comme l'énonce l'exposé des motifs de la proposition de loi. "

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Dématérialisation des communications et Organisation des Entreprises

2009-06-12T13:38:00.006+02:00

Dématérialisation des communications et Organisation des Entreprises

Cet article fait un tour d’horizon des pratiques et des enjeux des entreprises via à vis des communications dématérialisées, que ce soit extra ou intra-organisation et tout particulièrement par rapport à l’explosion de la croissance des flux emails. Ensuite est défini l’impact de la dématérialisation sur les organisations et la productivité des services de l’entreprise au point de vue économique mais aussi juridique.

L’auteur affirme enfin les conséquences que les Décideurs doivent en tirer pour repenser les organisations et en particulier celles en contact direct avec les clients (Front ou Back-Office – suivant les points de vue).

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IBM (ECM)

2008-12-17T14:58:00.019+01:00

Pour répondre aux multiples besoins de votre entreprise, une plateforme homogénéisée de gestion du contenu, des processus et des enjeux de la conformité vous est indispensable.

Les environnements informatiques complexes et les défis récurrents d'intégration nécessitent à chaque fois plus de ressources et d'expertise.

En conséquence, de nombreuses entreprises souhaitent simplifier leur architecture, réduire les coûts et déployer une plateforme de services partagés.

Une architecture J2EE ouverte pour les environnements utilisant une architecture orientées services (SOA) simplifie le déploiement d'applications et réduit le coût total de possession pour une entreprise distribuée.

IBM vous propose une plateforme intégrée de gestion de contenu d'entreprise qui gère à la fois le contenu et les processus métier.

Avec elle, vous bénéficiez d'une interopérabilité avec une gamme de systèmes et de produits informatiques d'une ampleur inégalée, et pouvez ainsi réduire vos coûts d'intégration et améliorer votre efficacité.

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2008-12-17T11:32:00.002+01:00

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2008-12-17T11:26:00.004+01:00

Exceo vous conseille dans le choix de la stratégie la mieux adaptée, définit, met en place et conduit les ressources indispensables au pilotage de vos projets documentaires d'entreprise.

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Chronique01

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Konica Minolta

2008-12-17T11:24:00.002+01:00

Les systèmes de Konica Minolta peuvent imprimer, copier, scanner et faxer – cependant, les solutions pour entreprises que propose Konica Minolta peuvent vous apporter beaucoup plus.

Notre portefeuille de solutions particulières peut vous offrir une solution sur mesure associant nos systèmes avec des composants spécifiques et des logiciels personnalisés.

Le résultat représente plus que l'addition des parties individuelles – il se concrétise en un flux de production nettement amélioré. Cet effet de synergie ne se contente pas d'améliorer la productivité, mais il donne aussi à votre société une avance sur la concurrence.

Systèmes d'impression :

Tous les systèmes d'impressions : imprimante multifonction, fax-copieur, photocopieuse, couleur, noir et blanc
Imprimantes Laser couleur, noir et blanc ...

Toutes les imprimantes laser couleur, noir et blanc, tout en un
Presses numériques couleur, noir blanc...

Tous les systèmes d'impression haut volume, presse numérique, couleur, noir et blanc
Solutions et applications pour imprimantes et copieurs

Solutions pour les entreprises, outils, logiciels pour imprimantes & copieurs multifonction

Conseil et Services:
Prestation de services, audit, une approche de qualité entre vous et Konica Minolta

Notre savoir-faire:
Technologie propriétaire, innovations en copieurs, imprimantes multifonction, récompenses produits

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Certeurope

2008-12-17T11:22:00.004+01:00

CertEurope, plus de 10 ans d'expérience et de technologie maitrisée

Créée en décembre 2000, CertEurope est une Société Anonyme dont l'objectif est de proposer des solutions sécurisant les flux dématérialisés. Précurseur des services de certification électronique, CertEurope conçoit et met en œuvre des applications qui sécurisent les échanges de documents électroniques. Elles s’appuient sur des technologies éprouvées comme le certificat électronique ou l'horodatage, pièces centrales de la sécurité online, qui assurent une authentification forte et permettent de signer électroniquement, garantissant ainsi l’intégrité, l'existence et la valeur probante des documents échangés.

Tiers de Confiance - Tiers Certificateur-Tiers Horodateur

CertEurope met en place l’infrastructure technique et organisationnelle nécessaire à la délivrance et à la distribution de certificats électroniques de tous niveaux - logiciel au certificat qualifié, RGS *, **, ***. Les modules, développés en mode SAAS, sont personnalisables, conçus pour être accessibles à toute structure et pour s’intégrer rapidement aux systèmes d’information existants.

Une offre de service conforme au cadre réglementaire

Les nombreux labels et accréditations dont bénéficient CertEurope (LSTI/COFRAC) attestent d’une stricte conformité aux exigences techniques élaborées par l’agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI). CertEurope est prestataire de Services de Certification qualifié conforme à l’arrêté du 26 juillet 2004 et aux spécifications européennes ETSI/TS 101456 et ETSI/TS 102042.

tiers certificateur, tiers horodateur, tiers de confiance

CertEurope - certificat N° LSTI/PSCe/03

Certifié ETSI/TS 101456 V1.4.3.

Certifié ETSI/TS 102042 V1.2.1.

Conforme à l’arrêté du 26/07/2004

Conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS)

Des solutions adaptées à chaque structure

Après avoir fait leurs preuves dans le monde des Professions du Droit et du Chiffre (greffiers des tribunaux de commerce, experts judiciaires, huissiers de justice, avocats, experts comptables, mandataires judiciaires,..), les solutions CertEurope concernent aujourd’hui les organisations de toute taille et de tout type (administration, grands comptes et PME, PMI) qui souhaitent évoluer vers une économie numérique en toute e-Confiance.

Garanties technologiques

CertEurope bénéficie d’une expertise incontestable en termes de développement d’infrastructure et de gestion de certificats et dispose des ressources essentielles à une haute qualité de service : serveurs hébergés dans des sites hautement sécurisés, infrastructure d’exploitation redondante et secourue, stricte application des exigences réglementaires.

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Presentation CertEurope

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Signature electronique CertSign

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Horodatage - CertiDate

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Certificats electroniques - CertiPKI

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CertEurope - presentation - courte

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Primobox

2008-12-17T11:21:00.003+01:00

Primobox offre une solution unique de dématérialisation à valeur probante des échanges documentaires d’entreprise (bulletins de paie, factures, bons de commandes, etc.).

Les solutions de dématérialisation Primobox couvrent 80% des flux échangés entre l’entreprise et ses partenaires (clients, fournisseurs, salariés, etc.) tout en garantissant une parfaite conformité avec le cadre législatif et normatif en vigueur.

Les dispositifs mis en œuvre permettent de préserver la chaine de valeur des documents électroniques transmis (conservation des éléments de preuve / double archivage).

De plus, chacune des parties conserve son indépendance grâce à l’ouverture de coffres-forts électroniques indépendants les uns des autres mais ayant la capacité de communiquer de façon sécurisée entre eux.

Partenaires

Contact

Tél. 0 810 300 366

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Primobox Demat Fact - Factures fournisseurs

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Primobox Demat Fact - Factures électroniques

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Primobox Demat RH - Bulletins de paie électroniques

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le projet du club

2006-12-17T11:16:00.004+01:00

Bien qu'il soit capital de disposer d'outils pour s'assurer d'une gestion optimale des flux d'informations dans votre entreprise, vous trouvez à raison qu'il est difficile de s'y retrouver parmi tous les fournisseurs et toutes les solutions disponibles.

Avant, les traitements et les processus documentaires étaient isolés...

Aujourd'hui, les enjeux et les contraintes se sont quelque peu complexifiées

Cliquer sur l'image pour la voir en plein écran

Dans ce cas, comment pouvez-vous maîtriser l'ensemble du processus documentaire ?

Ce que nous proposons ici, ce sont des approches couvrant toutes les étapes du cycle de vie de l'information. Chaque module est conçu par un spécialiste du secteur reconnu et membre du Club Alliances gestion des flux documentaires.

Le club Dématérialisation vous propose un choix de solutions globales ou plus spécialisées répondant à l’ensemble de vos besoins. Chaque solution peut être prise séparément ou venir compléter votre existant, le tout dans un environnement parfaitement sécurisé.
Notre approche s'appuye sur le modèle as a service ce qui nous permet de monter des projets en un temps très court à tous les moments clés du cycle de vie du document.

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