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Point n’est
besoin de le rappeler, le volume de contenus électroniques publics ou privés
augmente à une vitesse vertigineuse. Et rien ne laisse penser que cette
tendance va s’infléchir, au contraire !
Maîtriser
l’accès à ces contenus sera toujours de plus en plus indispensable, pour
retrouver, à un coût raisonnable, toute information pertinente et utile.
L’expression
« à un coût raisonnable » résonne ici comme une banalité, mais
justement, la banalité n’est qu’apparence.
En effet, dans
la masse de contenus sans cesse croissante, se trouve nombre de données
pertinentes et potentiellement utiles pour tout employé selon son activité.
Les outils de
recherche se perfectionnent : moteurs de recherche, système de recherche
plein texte, constructions d’indexations manuelles, semi-automatiques et
automatiques, reconnaissance de visage dans les photos, sans parler des
technologies surprenantes et improbables (mais utiles !) que nous
concoctent les chercheurs !
Au service des
employés, ces outils bien que de plus en plus perfectionnés nécessitent de
l’énergie et du temps humain pour être efficaces.
Et plus le
volume de données s’accroit, plus les temps de recherche augmentent, même si l’efficacité
desdits outils compense partiellement.
Alors comment
sortir de cette spirale, tout en continuant à bénéficier de l’accès à
l’information ?
Comment accéder
aux informations « à un coût raisonnable », donc dans un délai
compatible avec la productivité attendue des salariés ?
Pour cela, une
autre dimension doit être prise en compte : l’intégration dans le
processus métier dans lequel s’inscrit la recherche d’information.
De nombreuses
informations peuvent être rendues accessibles en harmonie avec les processus
métier : tel commercial pourra accéder aux données de son CRM et des
documents disponibles dans la GED de l’entreprise de manière contextuelle selon
son degré de progression dans le cycle de vente atteint envers le client
X ; tel agent de maintenance disposera des plans du matériel sur lequel il
travaille, en fonction de la phase d’intervention technique qu’il effectue.
Pour être
efficacement disponibles, la mise à disposition des informations pertinentes
doit s’inscrire dans un processus parfaitement décrit et adapté aux réalités
des employés. Ainsi, l’agrégation des différents outils (Workflow, GED, CRM,
ERP, systèmes d’indexation automatique,….) constituera un ensemble cohérent au
service de l’efficacité.
En fait, comme
le rappelle le bon sens populaire, on ne trouve que si l’on sait ce qu’on
cherche ! L’intégration des outils de recherche dans un processus métier
permettant d’accéder au contenu « à un coût raisonnable » en est
l’illustration moderne.
Jean-Marc JAGOU
06 88 42 89 46
le 25/04/2013
le 25/04/2013
