Dématérialisation : quelles sont les obligations réglementaires ?

Avant tout projet de dématérialisation des documents, il convient de s’interroger sur ses propres besoins (sauvegarde, accès…) mais aussi sur l’obligation légale du temps de conservation.

En effet, selon le type de document, la loi peut imposer un délai minimum de conservation qui dépend du cadre législatif et normatif en vigueur. Dans la majorité des cas, le document numérique a la même valeur que le document papier, il donc inutile de faire cohabiter conservation numérique et conservation papier.

Cependant lorsque les documents ont une portée fiscale ou juridique, la conservation numérique doit répondre aux directives européennes (Directive  européenne  2001/115/CE) mais aussi aux lois de son pays. Le respect de ces règles permettent de conserver la conformité juridique des documents.

Les documents juridiques/fiscaux les plus courants à conserver sont :

- la facture

- le contrat

- le bulletin de paie

- les réponses aux appels d’offres publics

 2 cas de figures peuvent se présenter :

1) La numérisation d’un document papier par copie (scan) :

Le document d’origine est le document papier, le document numérique est donc une copie

Si le document d’origine a une valeur légale (comme un contrat), la copie aura une valeur différente, ce qui oblige à conserver les originaux papiers.

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2) Les documents ont été créés numériquement :

Le document original est le document numérique (sous réserve de respecter les obligations légales), le document papier (impression) est donc une copie

Les règles à appliquer sont alors les suivantes :

- Les originaux (numériques) sont à garder dans leur format numérique

- Les copies (papiers) peuvent être sauvegardées sous format numérique

Remarques :

 - La numérisation d’une copie papier (par exemple version d’un contrat fournie par un prestataire) peut être sauvegardée numériquement puisqu’il s’agit d’une copie de copie.

- Les  documents  échangés  au  format  électronique  et  respectant  la  réglementation  en  vigueur  en  termes  de  dématérialisation  à  valeur  probante,  ont  valeur  d’originaux.  Ils  doivent  donc  être  conservés  au  format  numérique  dans  des  conditions  permettant  de  garantir  leur  intégrité  et  leur  pérennité.

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Les réflexions en matière de dématérialisation sont guidées par deux principes : la traçabilité des opérations et l’établissement de documents spécifiques.

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Maîtriser les risques des Archives

Les retours sur investissements s’expriment souvent en termes de « finance » directe, mais ils doivent aussi prendre en compte une notion de « maîtrise des risques », particulièrement en ces temps où le principe de précaution prédomine et où il faut potentiellement, et rétrospectivement, être capable de justifier « avoir bien agi ». Les archives sont censées jouer ce rôle, mais le font-elles vraiment ?

Toute entreprise ou organisme public peut être amené un jour à justifier a posteriori de sa bonne conduite tant pour des événements exceptionnels (Plan de Continuation d’Activité pour la grippe H1N1) que courants (Obligation d’information et de conseil des banques). Les archives sont là pour « témoigner » de cette bonne conduite. 

Électroniques ou papier, les archives constituent toujours un « dilemme » : coûteuses à stocker sous forme papier, elles sont souvent non substituables au papier sous forme électronique. Les dirigeants hésitent à en réduire drastiquement le coût, par crainte, souvent justifiée, de ne pouvoir prouver avoir bien agi. Comme souvent, la réponse n’est ni simple ni binaire : la destruction complète n’est pas une option, mais la conservation totale sans discernement non plus. 

Le raisonnement économique a sa place dans ce choix, mais au travers d’une analyse  précise des risques. On ne considère pas de la même manière le risque commercial, le risque pénal, le risque fiscal et, pour certains métiers, le risque règlementaire, leurs conséquences respectives étant très différentes. 

Les risques ne doivent pas être subis, mais choisis. Au-delà de l’analyse de ces risques, ce qui compte est donc plus la prise de risque par le dirigeant directement concerné, voire par ses « délégués » y compris le DSI. 

C’est effectivement à partir de choix argumentés qu’un dirigeant pourra à la fois limiter le coût de ses archives et en maîtriser les risques. 

Jean-Marc Jagou

www.exceo.fr