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Les retours sur investissements s’expriment souvent en termes de « finance » directe, mais ils doivent aussi prendre en compte une notion de « maîtrise des risques », particulièrement en ces temps où le principe de précaution prédomine et où il faut potentiellement, et rétrospectivement, être capable de justifier « avoir bien agi ». Les archives sont censées jouer ce rôle, mais le font-elles vraiment ?
Toute entreprise ou organisme public peut être amené un jour à justifier a posteriori de sa bonne conduite tant pour des événements exceptionnels (Plan de Continuation d’Activité pour la grippe H1N1) que courants (Obligation d’information et de conseil des banques). Les archives sont là pour « témoigner » de cette bonne conduite.
Électroniques ou papier, les archives constituent toujours un « dilemme » : coûteuses à stocker sous forme papier, elles sont souvent non substituables au papier sous forme électronique. Les dirigeants hésitent à en réduire drastiquement le coût, par crainte, souvent justifiée, de ne pouvoir prouver avoir bien agi. Comme souvent, la réponse n’est ni simple ni binaire : la destruction complète n’est pas une option, mais la conservation totale sans discernement non plus.
Le raisonnement économique a sa place dans ce choix, mais au travers d’une analyse précise des risques. On ne considère pas de la même manière le risque commercial, le risque pénal, le risque fiscal et, pour certains métiers, le risque règlementaire, leurs conséquences respectives étant très différentes.
Les risques ne doivent pas être subis, mais choisis. Au-delà de l’analyse de ces risques, ce qui compte est donc plus la prise de risque par le dirigeant directement concerné, voire par ses « délégués » y compris le DSI.
C’est effectivement à partir de choix argumentés qu’un dirigeant pourra à la fois limiter le coût de ses archives et en maîtriser les risques.
Jean-Marc Jagou
