Suivez nos articlesAvant tout projet de dématérialisation des documents, il convient de s’interroger sur ses propres besoins (sauvegarde, accès…) mais aussi sur l’obligation légale du temps de conservation.
En effet, selon le type de document, la loi peut imposer un délai minimum de conservation qui dépend du cadre législatif et normatif en vigueur. Dans la majorité des cas, le document numérique a la même valeur que le document papier, il donc inutile de faire cohabiter conservation numérique et conservation papier.
Cependant lorsque les documents ont une portée fiscale ou juridique, la conservation numérique doit répondre aux directives européennes (Directive européenne 2001/115/CE) mais aussi aux lois de son pays. Le respect de ces règles permettent de conserver la conformité juridique des documents.
Les documents juridiques/fiscaux les plus courants à conserver sont :
- la facture
- le contrat
- le bulletin de paie
- les réponses aux appels d’offres publics
2 cas de figures peuvent se présenter :
1) La numérisation d’un document papier par copie (scan) :
Le document d’origine est le document papier, le document numérique est donc une copie
Si le document d’origine a une valeur légale (comme un contrat), la copie aura une valeur différente, ce qui oblige à conserver les originaux papiers.
2) Les documents ont été créés numériquement :
Le document original est le document numérique (sous réserve de respecter les obligations légales), le document papier (impression) est donc une copie
Les règles à appliquer sont alors les suivantes :
- Les originaux (numériques) sont à garder dans leur format numérique
- Les copies (papiers) peuvent être sauvegardées sous format numérique
Remarques :
- La numérisation d’une copie papier (par exemple version d’un contrat fournie par un prestataire) peut être sauvegardée numériquement puisqu’il s’agit d’une copie de copie.
- Les documents échangés au format électronique et respectant la réglementation en vigueur en termes de dématérialisation à valeur probante, ont valeur d’originaux. Ils doivent donc être conservés au format numérique dans des conditions permettant de garantir leur intégrité et leur pérennité.
Les réflexions en matière de dématérialisation sont guidées par deux principes : la traçabilité des opérations et l’établissement de documents spécifiques.
Téléchargez le livre blanc sur le site de Primobox
