Repenser les processus « document » dans l’entreprise

Les processus de traitement de document dans l’entreprise constituent des « supports » aux processus métier. Tout en respectant ces derniers, il est possible de changer ces processus de manière drastique, rompant avec les démarches de « simple » amélioration, pour maximiser les retours sur investissement. Mais il faut respecter une méthodologie à la fois rigoureuse, innovante, et appropriée au contexte social de chaque entreprise.

Changer un ou des processus de traitement de document dans l’entreprise peut sembler hasardeux, tant ceux-ci sont ancrés dans les habitudes et considérés comme  déjà optimisés.

La proposition ici est de changer significativement les méthodes de fonctionnement, à partir d’une analyse détaillée du contenu de chaque processus.  Chacun de ces processus est constitué d’opérations successives, réalisées la plupart du temps par le personnel de l’entreprise.


La modélisation, on dira « la cartographie », du fonctionnement permet d’une part de donner une vue réelle dudit processus et d’autre part de caractériser chaque opération en tant qu’opération à forte valeur ajoutée ou à faible valeur ajoutée.

Les opérations à faible valeur ajoutée peuvent représenter jusqu’à 30% de la charge totale du processus, et donc de son coût !  Ces opérations gagnent à être, sinon supprimées, tout au moins automatisées le plus possible, comme le permettent maintenant de nombreux outils, contribuant ainsi à des réductions significatives de délais.

En revanche, les opérations à forte valeur ajoutée peuvent bénéficier de ressources complémentaires, et notamment des temps gagnés sur les autres opérations !

On parle ici de gain de plus de 30%, ce qui constitue en soi une vraie rupture.

Et dans ce contexte, l’accompagnement au changement consiste à proposer au personnel d’abandonner certaines tâches à faible intérêt pour donner toute leur mesure sur des tâches à la fois intéressantes pour eux et rentables pour l’entreprise.

Jean-Marc JAGOU
Directeur d’EXCEO et Expert métier du Club Démat

Le Document, outil de performance économique de l’entreprise

Particulièrement en temps de crise, la tentation est très forte de lancer toute action de « réduction des coûts » à tout crin, et l’économie ainsi capturable* apparaît rapidement comme un succès. Certes, réduire les coûts est louable, puisque cet effort contribue à la pérennité de l’entreprise sinon à sa survie. Néanmoins, se limiter à cet objectif peut se révéler contre-performant s’il porte indistinctement sur certains processus « Document ».

En effet, le Document est dépositaire du savoir de l’entreprise : la diffusion et la tenue à disposition d’une notice technique importante pour des ingénieurs d’étude sont déterminantes dans la qualité des processus industriels ; les méthodes d’élaboration de produits financiers performants et fiables doivent être à jour et à disposition des équipes de marketing produit.

Mais « tenir un document clé à disposition » d’un ingénieur ou d’un chef de produit marketing n’est pas suffisant. Il faut être certain que le collaborateur cherchera (et trouvera immédiatement !) tout document interne utile à ses propres travaux. Ainsi, il évitera toute tâche qui interviendrait en doublon d’une réalisation précédemment effectuée par un autre. Toute l’énergie de l’entreprise sera consacrée efficacement l’atteinte de ses objectifs.

Il faut pour cela accompagner la mise à disposition des documents, donc du savoir de l’entreprise, dans un processus dynamique, fondé à la fois sur des technologies de gestion de la connaissance, des outils de gestion de documents, et sur des modes de fonctionnement compatibles et cohérents avec ces outils.

Certes, de tels projets peuvent représenter de nouvelles charges, mais au bénéfice de la compétitivité et de la performance économique de l’entreprise. Et, au-delà des rapides retours sur investissement, l’entreprise contribue de plus à la motivation de ses équipes qui voient leurs efforts intelligemment coordonnés.

* : Gains capturables : Cf. Chronique « Coûts et Gains du document dans l’entreprise »

AMP – Groupe Lagardère - automatise 99,5% des 3,7 millions de bordereaux annuels avec ITESOFT

ITESOFT, leader en France et éditeur européen majeur de solutions de capture, traitement et gestion automatiques de documents et AMP principal distributeur de presse en Belgique reviennent sur 5 années d’utilisation des technologies de lecture automatique de formulaires.

Automatiser la lecture des formulaires est depuis longtemps une évidence pour AMP. « Notre métier impose une véritable industrialisation des processus, nous travaillons quotidiennement en flux tendu avec des impératifs horaires. Automatiser nous permet de respecter les délais » indique Loic BURGOT, Directeur des Systèmes d’Informations de AMP.

En effet, chaque matin entre 4h et 7h, depuis une dizaine d’entrepôts, AMP prépare puis distribue journaux et magazines sur plus de 6 000 points de vente (librairies, grandes surfaces, points Relay…) répartis sur l’ensemble de la Belgique. Avant la tournée suivante AMP doit avoir traité les formulaires d’invendus (12 000 par jour), les retours marchandises et avoir édité les éventuelles notes de crédit pour les détaillants.

La solution ITESOFT.FreeMind for Business installée dans les entrepôts numérise les bordereaux, lit automatiquement les données manuscrites et vérifie en temps réel la correspondance avec la marchandise retournée. Les données sont intégrées instantanément dans SAP® et les images des bordereaux sont archivées en cas de litige ultérieur.

Les bénéfices sont nombreux : « Le gain en terme de productivité et de réduction des délais est considérable : 99,5% des formulaires sont traités automatiquement. Leur traitement ne prend plus qu’une dizaine de minutes par jour. Dès j+1 l’ensemble des notes de crédit sont remises aux détaillants et nos statistiques de vente sont à jour ». L’outil est par ailleurs apprécié pour sa simplicité d’utilisation : «nos responsables d’entrepôts ont été formés en une journée sur des interfaces ergonomiques disponibles en Néerlandais ou en Français.»
Enfin, dernier avantage constaté : les technologies de traitement automatique de documents ont rendu possible le travail en mode décentralisé, impactant directement à la baisse les temps de transports lors des tournées sur les points de ventes.

« Nous sommes fiers de la confiance que AMP nous témoigne depuis de nombreuses années. Cela confirme que l’offre et la société ITESOFT sont compétitives sur des projets multilingues et décentralisés » déclare Philippe LIJOUR, Directeur Général de ITESOFT.

http://www.itesoft.fr/?communiques&itemId=amp-groupe-lagardere-traite-ses-bordereaux-dans-sap-avec-itesoft