Mais que deviennent les données dématérialisées ?

Dans ce blog, nous mettons souvent en avant les bénéfices liés à l'utilisation de la dématérialisation dans le cadre de solutions dédiées au traitement automatique des documents.

Mais aujourd'hui arrêtons-nous un instant sur les problématiques de sécurité. Pour ce faire, nous pouvons répondre à la question: que deviennent les données une fois dématérialisées ?

Les données sont hébergées sur des serveurs. En tant qu'utilisateur, vous pouvez accéder aux applications au travers de plusieurs rangées de Firewalls redondants. Les composants les plus sensibles du Firewall sont doublés afin de garantir la continuité de la protection de vos données.

Quelles sont les caractéristiques d'une bonne infrastructure Cloud:

• Deux fournisseurs d'accès internet, avec chacun des connexions redondantes sur internet. Si l'un flanche une seconde l'autre prend le relai !
• Redondance des commutateurs et des routeurs afin d'avoir toujours un « chemin réseau » en cas de défaillance matérielle. C'est ainsi que vous avez accès à vos données à tout instant.
• Un Système de sauvegarde automatisé. Pour couvrir tout risque d'altération ou suppression de données. Le système garde toujours en mémoire 7 versions différentes de vos données, chaque version correspond à une image de vos données à un instant t. La sauvegarde la plus ancienne est supprimée après un délai de 35 jours

La clé du système est la mutualisation matérielle qui, en plus de réduire drastiquement les coûts, permet de réduire la note environnementale.

Mais un système mutualisé ne pose t'il pas des problèmes supplémentaires de sécurité ?

Cette question est tout à fait légitime, mais la réponse est non. L'architecture de l'hébergement se fait à deux niveaux, une zone web et une zone sécurisée correspondant aux données, qui est protégée par des firewalls et utilise des VLANs, c'est-à-dire des réseaux informatiques indépendants, pour isoler les différents utilisateurs de l'infrastructure.

Cet article s'inspire librement du guide de la dématérialisation produit par Primobox et distribué gratuitement sur leur site internet: www.primobox.com

Save the date! Forum Solution-as-a-Services Dématérialisation

Les membres du Club Alliances dématérialisation préparent en ce moment un évènement dédié aux documents électronique, le 26 novembre 2010 à partir de 8H30 au forum IBM (92 paris).

L'objectif avoué est de permettre aux entreprises de poser toutes leurs questions aux experts métiers du club dans le cadre de tables rondes.

Posez-nous dès maintenant toutes vos questions par email

Pour en savoir plus

Cadre légal de la dématérialisation

La valeur légale d'un document dépend principalement du type de document produit et du cadre législatif en vigueur. Dans la plupart des cas, la valeur du document électronique est la même que celle de son équivalent papier.

Aussi, nul besoin de conserver les deux. À condition, toutefois, de respecter certaines règles en rapport avec la conservation des documents.

Dans certains cas, le document a une portée juridique ou fiscale. Il faut alors veiller au respect strict de la règlementation. Qu'elle soit européenne ou nationale.

Les documents les plus courants concernés par ces règles sont:

• la facture
• le contrat
• le bulletin de paie
• les réponses aux appels d'offres publics

Pour bien comprendre ce qu'est la valeur légale d'un document électronique, il faut avant tout identifier sa source:

• Il peut être créé à partir d'un document papier, via un scanner. Il s'agit du coups d'une copie.
• Il peut avoir été créé directement sous forme numérique. Son impression est alors une copie.

Il en découle alors un certain nombre de règles... Que vous pourrez découvrir dans le guide complet offert par Primobox à toute personne s'intéressant à ces thématiques !

Vous pouvez le découvrir sur la première page du site de Primobox.