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[2] 3 questions incontournables avant toute démarche de numérisation
Avant toute démarche de numérisation, l’entreprise doit au préalable définir en fonction de son organisation quels sont les documents dont la numérisation lui apportera une réelle valeur ajoutée. Parmi les critères à prendre en compte on retrouvera :
- Quels sont les objectifs visés ? (Plutôt réduction des couts ? Plutôt gains de la productivité ? Ou plutôt les deux...)
- Quel est le volume de document à traiter ? (Ne vous laissez pas griser par le champ des possibles ! Le volume de document à traiter est primordial dans la définition de la solution qui vous conviendra le mieux... Pensez à bien évaluer vos besoins)
- A ce jour, à combien j'évalue le traitement des documents au format papier dans mon organisation ? (indispensable pour mesurer votre futur ROI ;) )
[3] Au niveau juridique
La numérisation d'un document est une opération de copie. De ce fait, si le document d'origine possède une valeur (ex: un contrat), la copie aura nécessairement une valeur différente. Les documents papier originaux doivent alors être conservés.
[4] Au niveau technique
Les étapes d’un processus de numérisation :
- la numérisation
- la lecture automatique de documents (LAD)
- la reconnaissance optique de caractères (OCR)
Le document initialement produit sur un support papier est dématérialisé par des opérations plus ou moins automatisées. Le degré d’automatisation de ce type de traitements varie selon la structure des documents :
• Les documents structurés (par exemple les formulaires ou les questionnaires) contiennent des informations dont l’emplacement et le type sont connus. De fait, la lecture automatique après numérisation permet ensuite une indexation et un classement en mode automatique avec un minimum d’intervention manuelle.
• Les documents semi‐structurés (par exemple, les factures, les bons de commande, les bons de livraison) contiennent des informations dont le contexte est connu, mais dont la disposition
Sur le document n’est pas fixe. L'indexation et le classement en mode automatique nécessiteront cette fois quelques interventions manuelles.
• Les documents non structurés (par exemple, les courriers libres) contiennent des informations dont le contexte et la disposition sont inconnus. Cette fois, une intervention manuelle sera indispensable pour procéder à l'indexation et au classement.
5 ‐ Exemple : cas de la facture fournisseurs
La numérisation des factures fournisseurs apparaît souvent pertinente (volume important, traitement complexe, classement et recherche chronophages, etc.). Après numérisation, elles peuvent être intégrées dans une solution de Gestion électronique de Documents (GED), outil indispensable à tout projet de numérisation, et entrer dans un circuit automatisé de validation (aussi appelé workflow – cf Fiche Produit 2). La dématérialisation des factures fourniseurs permet ainsi d’améliorer les délais de traitement tout en permettant de renforcer les contrôles internes et limiter les risques d’erreurs ou de pertes. Par ailleurs, en cas de besoin, les factures numérisées seront rapidement accessibles.
Focus extrait du Guide de dématérialisation par PRIMOBOX,
Vous pouvez le télécharger gratuitement depuis cette adresse: http://www.primobox.com/
