NOVAPOST dématérialise les bulletins de paie d'UBISOFT

Une solution rapidement déployée, dont les salariés pourraient vite devenir "accros". Chez le spécialiste du jeu virtuel Ubisoft, le bulletin de paie électronique, proposé en septembre dernier à un panel d'une centaine de salariés, a recueilli un taux d'adhésion de 70 %. Ce score record accélère le déploiement de la dématérialisation chez Ubisoft : dès le début de l'année prochaine, s'il le souhaite, chacun des 300 collaborateurs du groupe en France recevra et archivera ses bulletins numériques dans un coffre-fort en ligne, espace personnel sécurisé.

Un succès que Manuel Henry, responsable administratif et social, explique par l'ergonomie et la simplicité d'utilisation de la solution : « Pour consulter ses fiches de paye, il suffit d'un identifiant et d'un mot de passe. Les salariés accèdent à leurs informations à partir de n'importe quel ordinateur relié à Internet. » Cet atout, combiné à l'avance technologique du produit, « le plus adapté aux besoins et le plus abouti du marché », a motivé le choix de la solution proposée par l'éditeur parisien Novapost. Espace sécurisé « Un service assez simple à mettre en œuvre », témoigne le pilote du projet, satisfait, notamment, de l'accompagnement de Novapost en termes de communication.

Afin de rassurer les collaborateurs hésitants, le prestataire propose un argumentaire huilé : « Nous expliquons que cette technologie sécurise la conservation des données tout en permettant, au besoin, d'imprimer les documents. Cela rassure, par exemple, ceux qui, en vue d'un achat immobilier, se demandent quels justificatifs de salaire ils pourront produire », note Manuel Henry. Autre incitation à franchir le pas : dès le début de l'opération, chaque coffre-fort virtuel contient l'historique d'une année de fiches de paie. A la fin du déploiement, le responsable espère voir, ainsi, 70 % de ses collègues adopter le bulletin dématérialisé. Selon lui, les réticences liées à l'attachement au format papier, les interrogations sur la sécurisation des données et la pérennité des sociétés prestataires rendent illusoire le ralliement de la totalité du personnel au service. Avec une adhésion de près des deux tiers de ses salariés, Ubisoft devrait cependant largement atteindre son objectif premier : réduire au maximum l'utilisation de consommables : papier, encre...

Cette démarche éco-responsable s'inscrit, d'ailleurs, dans le cadre de la politique de développement durable du groupe. Baisse des coûts encore faible Mais, au-delà de ces motivations écologiques, l'entreprise poursuit aussi des visées économiques : faire baisser de moitié le coût unitaire du bulletin (2 euros). « Nous prenons en charge la location des coffres-forts électroniques salariés et employeur. De ce fait, jusqu'à pré- sent, l'avantage financier de la solution reste assez faible », reconnaît Manuel Henry. Lequel ne doute pas que l'inscription massive des salariés permettra de passer au niveau 2 de la dématérialisation : la numérisation massive des documents RH administratifs et leur archivage dans le coffre-fort employeur.

> Source : Entreprise & Carrières

Dématérialisation avec Primobox : Emailvision témoigne

Emailvision, leader technologique sur le marché de l'email marketing depuis 1999 choisit de positionner la dématérialisation et le partage de documents au centre de son modèle de fonctionnement. Son activité qui consiste à générer chaque mois plusieurs milliers de documents à destination de ses clients et collaborateurs est amené à connaitre de profond changement visant à optimiser ses processus organisationnels.

Dans ce contexte, le Groupe a décidé d’opter pour une démarche 100 % dématérialisée afin d’offrir une nouvelle valeur ajoutée à ses clients et collaborateurs qui pourront trouver au sein d’un espace Web privatif l’intégralité des documents les concernant. Cette mise en œuvre leur permettra donc en quelques clics d’accéder à l’intégralité de leurs dossiers et de bénéficier d’informations toujours accessibles.Au-delà de ces éléments, cette démarche permettra à Emailvision de réduire significativement son nombre d’impressions et plus généralement ses coûts de fonctionnement avec des économies de 50 à 80% en fonction des postes.

Afin de répondre à cet enjeu,Emailvision a choisit le hub documentaire SaaS de Primobox pour son approche très opérationnelle. Principal avantage : cela permet à Emailvision de se concentrer sur son cœur de métier sans avoir à maintenir une plate forme en interne. Autre point positif : la grande flexibilité dans la gestion de leur abonnement SaaS qui leur permet de réduire le coût du service seulement à leur besoin réel  en dématérialisation.

Désormais, l’ensemble des bulletins de paye et factures sera intégré dans l’application Primobox et transmis au format électronique avec la même valeur juridique que le format papier. Grâce à Primobox, les forces commerciales de l'entreprise peuvent directement avoir accès aux différentes informations clients en temps réels en utilisant le logiciel proposé par Primobox.

Pour le moment Primbox ne possède qu'une structure française mais l'entité est amenée à se développer dans les prochains mois et devrait proposer différentes filiales afin de s'imposer comme plate-forme groupe de référence.

Pour consulter l'article original, veuillez cliquer ici:
http://www.cfo-news.com/Dematerialisation-avec-Primobox-Olivier-Candau-CFO-Emailvision-temoigne_a12388.html