Le foisonnement de solutions logicielles peut être maîtrisé par les processus.

Les technologies actuelles mettent à notre disposition un nombre croissant d’outils, principalement à base de logiciels, qui présentent des fonctionnalités parfois extrêmement précises et souvent utiles. Certes, la pertinence de certaines applications peut être douteuse, mais laissons de côté ces cas et retenons seulement celles qui sont potentiellement utiles en entreprise.

La tendance du BYOD (Bring Your Own Device, « venez avec votre propre appareil ») démontre le besoin qu’ont les utilisateurs de disposer de réponses à leurs attentes qui leur conviennent au mieux.

Même si les DSI qui sont confrontés à cette tendance doivent composer avec cette nouvelle complexité, il faut se réjouir de ces solutions qu’apporte la technologie.

En revanche, l’appréhension de ces solutions ne doit se faire sans méthode. Car les risques sont multiples : outre les trous béants de sécurité, cauchemar des DSI, la multiplicité des outils met à mal la cohérence des données et surtout contribue à surconsommer des ressources, informatiques notamment, sans parler de l’empilement d’outils pour les utilisateurs !

Prenons l’exemple connu d’ERP (logiciels de gestion intégrés) disposant de module « GED » (Gestion Electronique de Documents) inclus dans la suite. Les documents gérés par la GED de l’ERP sont en parfaite cohérence avec ledit ERP ; mais de nombreux documents de l’entreprise ne sont pas gérés par l’ERP mais par d’autres applications ; dans ce cas, comment l’entreprise fonctionne-t-elle si la GED de l’ERP n’intègre pas des documents externes à l’ERP? A-t-elle prévu plusieurs GED, ce qui multiplie les coûts ? Utilise-t-elle des ressources pour alimenter une seule GED avec les documents de l’autre application ?

Un autre exemple, parmi d’autres, concerne les logiciels permettant de gérer le Document Unique d’Evaluation des Risques (DUER). Nombre de ces logiciels assistent efficacement l’entreprise dans la tenue à jour du Document Unique. Mais  y a-t-il véritablement intégration de ce logiciel dans les suivis de tous les projets opérationnels de l’entreprise ? Y a-t-il un lien avec les outils de gestion ?

Plusieurs des outils cités présenteront certainement des réponses positives à ces questions et seront tout à fait en mesure d’être « intégrés » dans les processus de l’entreprise ; mais justement, c’est à l’entreprise de s’en assurer. Une réponse logicielle à un besoin précis doit aussi s’intégrer harmonieusement dans les processus de l’organisation.

Ainsi, l’utilisation des ressources informatiques est optimisée, le personnel comprend mieux la pertinence des outils et des informations véhiculées, et l’entreprise maîtrise ses processus et ses données.

Jean-Marc JAGOU

06 88 42 89 46
le 15/05/2013

Contenus, outils et processus : le triptyque d’or.

Point n’est besoin de le rappeler, le volume de contenus électroniques publics ou privés augmente à une vitesse vertigineuse. Et rien ne laisse penser que cette tendance va s’infléchir, au contraire !

Maîtriser l’accès à ces contenus sera toujours de plus en plus indispensable, pour retrouver, à un coût raisonnable, toute information pertinente et utile.

L’expression « à un coût raisonnable » résonne ici comme une banalité, mais justement, la banalité n’est qu’apparence. 

En effet, dans la masse de contenus sans cesse croissante, se trouve nombre de données pertinentes et potentiellement utiles pour tout employé selon son activité.

Les outils de recherche se perfectionnent : moteurs de recherche, système de recherche plein texte, constructions d’indexations manuelles, semi-automatiques et automatiques, reconnaissance de visage dans les photos, sans parler des technologies surprenantes et improbables (mais utiles !) que nous concoctent les chercheurs !

Au service des employés, ces outils bien que de plus en plus perfectionnés nécessitent de l’énergie et du temps humain pour être efficaces.

Et plus le volume de données s’accroit, plus les temps de recherche augmentent, même si l’efficacité desdits outils compense partiellement.

Alors comment sortir de cette spirale, tout en continuant à bénéficier de l’accès à l’information ?

Comment accéder aux informations « à un coût raisonnable », donc dans un délai compatible avec la productivité attendue des salariés ?

Pour cela, une autre dimension doit être prise en compte : l’intégration dans le processus métier dans lequel s’inscrit la recherche d’information.

De nombreuses informations peuvent être rendues accessibles en harmonie avec les processus métier : tel commercial pourra accéder aux données de son CRM et des documents disponibles dans la GED de l’entreprise de manière contextuelle selon son degré de progression dans le cycle de vente atteint envers le client X ; tel agent de maintenance disposera des plans du matériel sur lequel il travaille, en fonction de la phase d’intervention technique qu’il effectue.

Pour être efficacement disponibles, la mise à disposition des informations pertinentes doit s’inscrire dans un processus parfaitement décrit et adapté aux réalités des employés. Ainsi, l’agrégation des différents outils (Workflow, GED, CRM, ERP, systèmes d’indexation automatique,….) constituera un ensemble cohérent au service de l’efficacité.

En fait, comme le rappelle le bon sens populaire, on ne trouve que si l’on sait ce qu’on cherche ! L’intégration des outils de recherche dans un processus métier permettant d’accéder au contenu « à un coût raisonnable » en est l’illustration moderne.

Jean-Marc JAGOU

06 88 42 89 46
le 25/04/2013

9 acteurs du Cloud décryptent leur offre

 

Best’Ware a demandé à 9 partenaires de décrypter leur offre Cloud et SaaS, pour la dématérialisation mais aussi pour d'autres métiers, en répondant à quelques questions simples, celles que vous vous posez aussi. 

Comment ont-ils choisi le modèle Cloud ? Pourquoi ? Quels sont les avantages que leurs clients y trouvent ? Quels sont les modèles économiques de ces nouvelles offres, et comment sont elles tarifées ? Quels sont les obstacles qu’ils rencontrent et les investissements qu’ils ont consenti pour atteindre le niveau de qualité nécessaire ? Autant de questions auxquelles, par ordre alphabétique, ont accepté de répondre :

• ABW (Advanced Business Ware)
• Activeweb
• Cheops Technology
• Groupe CPS
• Hardis
• Neurones
• Prodware
• Sigma
• Synergie Informatique

Ces 9 acteurs, reconnus, du Cloud et des solutions SaaS livrent de l’intérieur, avec leur expérience et leurs mots, leur vision du Cloud computing à l’aube de l’année 2013. Nul doute que ces témoignages vous aideront à décrypter vous aussi ce modèle Cloud dont tout le monde parle, mais qui garde encore une part de mystère. Alors, « Parlons Cloud »…

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