Dématérialisation : quelles sont les obligations réglementaires ?

Avant tout projet de dématérialisation des documents, il convient de s’interroger sur ses propres besoins (sauvegarde, accès…) mais aussi sur l’obligation légale du temps de conservation.

En effet, selon le type de document, la loi peut imposer un délai minimum de conservation qui dépend du cadre législatif et normatif en vigueur. Dans la majorité des cas, le document numérique a la même valeur que le document papier, il donc inutile de faire cohabiter conservation numérique et conservation papier.

Cependant lorsque les documents ont une portée fiscale ou juridique, la conservation numérique doit répondre aux directives européennes (Directive  européenne  2001/115/CE) mais aussi aux lois de son pays. Le respect de ces règles permettent de conserver la conformité juridique des documents.

Les documents juridiques/fiscaux les plus courants à conserver sont :

- la facture

- le contrat

- le bulletin de paie

- les réponses aux appels d’offres publics

 2 cas de figures peuvent se présenter :

1) La numérisation d’un document papier par copie (scan) :

Le document d’origine est le document papier, le document numérique est donc une copie

Si le document d’origine a une valeur légale (comme un contrat), la copie aura une valeur différente, ce qui oblige à conserver les originaux papiers.

Cliquez pour agrandir

2) Les documents ont été créés numériquement :

Le document original est le document numérique (sous réserve de respecter les obligations légales), le document papier (impression) est donc une copie

Les règles à appliquer sont alors les suivantes :

- Les originaux (numériques) sont à garder dans leur format numérique

- Les copies (papiers) peuvent être sauvegardées sous format numérique

Remarques :

 - La numérisation d’une copie papier (par exemple version d’un contrat fournie par un prestataire) peut être sauvegardée numériquement puisqu’il s’agit d’une copie de copie.

- Les  documents  échangés  au  format  électronique  et  respectant  la  réglementation  en  vigueur  en  termes  de  dématérialisation  à  valeur  probante,  ont  valeur  d’originaux.  Ils  doivent  donc  être  conservés  au  format  numérique  dans  des  conditions  permettant  de  garantir  leur  intégrité  et  leur  pérennité.

Cliquez pour agrandir

Les réflexions en matière de dématérialisation sont guidées par deux principes : la traçabilité des opérations et l’établissement de documents spécifiques.

Téléchargez le livre blanc sur le site de Primobox

La selection de la semaine

Suite à une session de chat sur la dématérialisation, Bercy revient sur les questions les plus fréquemment posées par les collectivités locales.

Retrouvez cette "FAQ" (Foire Aux Questions) 

Source: http://www.lemoniteur.fr/

Focus sur la numérisation

[1] Qu'attend-on de la numérisation ?

• Préserver et protéger les documents contre les risques de dégradation
• Archiver des documents en vue d'un gain de place
• Permettre de consulter et d'accéder à des documents sans quitter son poste de travail
• Faciliter la recherche et l’accès à l’information
• Valoriser le patrimoine informationnel de l’entreprise
• Donner accès à l’information à distance

[2] 3 questions incontournables avant toute démarche de numérisation

Avant toute démarche de numérisation, l’entreprise doit au préalable définir en fonction de son organisation quels sont les documents dont la numérisation lui apportera une réelle valeur ajoutée. Parmi les critères à prendre en compte on retrouvera :

• Quels sont les objectifs visés ? (Plutôt réduction des couts ? Plutôt gains de la productivité ? Ou plutôt les deux...)
• Quel est le volume de document à traiter ? (Ne vous laissez pas griser par le champ des possibles ! Le volume de document à traiter est primordial dans la définition de la solution qui vous conviendra le mieux... Pensez à bien évaluer vos besoins)
• A ce jour, à combien j'évalue le traitement des documents au format papier dans mon organisation ? (indispensable pour mesurer votre futur ROI ;) )

[3] Au niveau juridique

La numérisation d'un document est une opération de copie. De ce fait, si le document d'origine possède une valeur (ex: un contrat), la copie aura nécessairement une valeur différente. Les documents papier originaux doivent alors être conservés.




[4] Au niveau technique

Les étapes d’un processus de numérisation :

• la numérisation
• la lecture automatique de documents (LAD)
• la reconnaissance optique de caractères (OCR)

Le document initialement produit sur un support papier est dématérialisé par des opérations plus ou moins automatisées. Le degré d’automatisation de ce type de traitements varie selon la structure des documents :

• Les documents structurés (par exemple les formulaires ou les questionnaires) contiennent des informations dont l’emplacement et le type sont connus. De fait, la lecture automatique après numérisation permet ensuite une indexation et un classement en mode automatique avec un minimum d’intervention manuelle.

• Les documents semi‐structurés (par exemple, les factures, les bons de commande, les bons de livraison) contiennent des informations dont le contexte est connu, mais dont la disposition


Sur le document n’est pas fixe. L'indexation et le classement en mode automatique nécessiteront cette fois quelques interventions manuelles.

• Les documents non structurés (par exemple, les courriers libres) contiennent des informations dont le contexte et la disposition sont inconnus. Cette fois, une intervention manuelle sera indispensable pour procéder à l'indexation et au classement.



5 ‐ Exemple : cas de la facture fournisseurs

La numérisation des factures fournisseurs apparaît souvent pertinente (volume important, traitement complexe, classement et recherche chronophages, etc.).

Après numérisation, elles peuvent être intégrées dans une solution de Gestion électronique de Documents (GED), outil indispensable à tout projet de numérisation, et entrer dans un circuit automatisé de validation (aussi appelé workflow – cf Fiche Produit 2). La dématérialisation des factures fourniseurs permet ainsi d’améliorer les délais de traitement tout en permettant de renforcer les contrôles internes et limiter les risques d’erreurs ou de pertes. Par ailleurs, en cas de besoin, les factures numérisées seront rapidement accessibles.


Focus extrait du Guide de dématérialisation par PRIMOBOX,

Vous pouvez le télécharger gratuitement depuis cette adresse: http://www.primobox.com/

1er Avril, 2ème Forum SaaS et Cloud Métiers du Club Alliances, pour les Directions Fonctionnelles des Entreprises...

Si vous êtes un fournisseur IT ou un consultant, rejoignez-nous d'abord au 6ème Forum SaaS et Cloud IBM du 9 février !

Réservé aux éditeurs, intégrateurs, SSII, consultants, hébergeurs, infogéreurs, distributeurs, revendeurs IT et autres fournisseurs de solutions en mode SaaS / Cloud, le Forum SaaS et Cloud IBM a pour objectif de permettre aux partenaires et co-opétiteurs actuels et potentiels d'IBM de développer leur business SaaS / Cloud par le partage d'expertise et d'expérience et la création de partenariats et d'alliances dans le domaine du SaaS / Cloud.

Retrouvez l'agenda et inscrivez-vous directement sur le site du Forum SaaS et Cloud IBM.

Si vous êtes membre du Club Alliances, vous pouvez co-animer ce Forum et bénéficier d'un stand et/ou d'une salle pour vous. Cochez simplement la case "animateur" du formulaire d'inscription et renseignez les champs qui apparaissent... [ou contactez Loic !]

1er Avril, un 2ème Forum SaaS et Cloud Métiers pour les 
Directions des Moyennes et Grandes Entreprises :
Cette deuxième édition du Forum SaaS et Cloud Métiers du Club Alliances s'adresse - avec la possibilité de parcours métiers dédiés - aux Services et Directions...

• Générales [DG]
• des Ressources Humaines [DRH], 
• Administratives et Financières [DAF]
• des Achats
• des Ventes et Commerciales
• du Marketing et de la Communication
• des Systèmes d'Information [DSI]

Un Forum pour des Secteurs d'Activité en mutation :
Nous proposerons également des parcours dédiés plus spécifiquement à des secteurs d'activité pour lesquels les membres du Club Alliances allient leurs compétences :

• Banque et Etablissements Financiers
• Etablissements de Santé
• [autres parcours "secteurs" en cours d'évaluation. Des suggestions ?]

Nous prévoyons également un parcours DEMATERIALISATION.
.
Les pré-inscriptions sont ouvertes :

 

Membres du Club Alliances et IBMers, confirmez-nous au plus vite votre volonté de co-organiser et co-animer le Forum SaaS et Cloud Métiers du 1er avril!

... par simple mail à Loic : loic_simon@fr.ibm.com ou le 9 février au plus tard !

Bonne Année, pieds sur terre, tête au dessus des nuages, avec IBM et le Club Alliances!

Loic Simon -
Business Development - Club Alliances IBM
www.cluballiances.com
loic_simon@fr.ibm.com 
+33 6 76 75 40 71

Maîtriser les risques des Archives

Les retours sur investissements s’expriment souvent en termes de « finance » directe, mais ils doivent aussi prendre en compte une notion de « maîtrise des risques », particulièrement en ces temps où le principe de précaution prédomine et où il faut potentiellement, et rétrospectivement, être capable de justifier « avoir bien agi ». Les archives sont censées jouer ce rôle, mais le font-elles vraiment ?

Toute entreprise ou organisme public peut être amené un jour à justifier a posteriori de sa bonne conduite tant pour des événements exceptionnels (Plan de Continuation d’Activité pour la grippe H1N1) que courants (Obligation d’information et de conseil des banques). Les archives sont là pour « témoigner » de cette bonne conduite. 

Électroniques ou papier, les archives constituent toujours un « dilemme » : coûteuses à stocker sous forme papier, elles sont souvent non substituables au papier sous forme électronique. Les dirigeants hésitent à en réduire drastiquement le coût, par crainte, souvent justifiée, de ne pouvoir prouver avoir bien agi. Comme souvent, la réponse n’est ni simple ni binaire : la destruction complète n’est pas une option, mais la conservation totale sans discernement non plus. 

Le raisonnement économique a sa place dans ce choix, mais au travers d’une analyse  précise des risques. On ne considère pas de la même manière le risque commercial, le risque pénal, le risque fiscal et, pour certains métiers, le risque règlementaire, leurs conséquences respectives étant très différentes. 

Les risques ne doivent pas être subis, mais choisis. Au-delà de l’analyse de ces risques, ce qui compte est donc plus la prise de risque par le dirigeant directement concerné, voire par ses « délégués » y compris le DSI. 

C’est effectivement à partir de choix argumentés qu’un dirigeant pourra à la fois limiter le coût de ses archives et en maîtriser les risques. 

Jean-Marc Jagou

www.exceo.fr