Coûts et gains du document dans l'entreprise

Jean-Marc Jagou, revient dans ses chroniques sur les divers aspects de la gestion documentaire dans l'entreprise. Ce premier épisode se concentre sur les coûts et les gains du document dans l'entreprise.

En ces temps d’économie contrainte, il est essentiel de conserver une vision acérée des coûts et gains des processus de l’entreprise, et les processus du document ne doivent pas y échapper.

L’entreprise cherche légitimement à « économiser » sur ses coûts, mais de quels « gains » parle-t-on ?

Changer un ou des processus de traitement de document peut amener des gains capturables, d’efficacité ou de performance.

Des gains capturables se retrouveront directement en comptabilité : le regroupement en un seul pli mensuel de tous les relevés destinés au même client est une économie de timbre mesurable, donc capturable.Des gains d’efficacité interne n’apparaitront pas en comptabilité, mais feront apparaître de nouvelles ressources internes : un employé qui, grâce à une solution GED adaptée, économisera 20% de son temps ne verra pas son salaire diminuer de 20% (sic !), mais disposera de 20% de temps supplémentaire pour seconsacrer à d’autres activités productives et efficaces pour son entreprise.

Enfin, les gains de performance contribueront à augmenter le CA de l’entreprise, ou plus simplement à protéger ses parts de marché. Une réduction du délai de lancement de campagne marketing permettra de « faire partir des mailings » plus vite que les concurrents. Grâce à cette meilleure adéquation à l’actualité, la performance s’exprimera par une augmentation du trafic, des commandes ou des réponses.

Cette grille de lecture doit être prévue pour tous les projets d’organisation documentaire. Elle doit être comprise et partagée par les décideurs, au risque de décevoir si, tous résultats comptés, l’attente ne portait que sur les seuls gains capturables.

Pour choisir les projets prioritaires en conformité avec la tactique de l’entreprise, chacun d’eux doit être évalué au regard de ces différents types de gain

La dématérialisation : nouveau partenaire des DAF et DRH Par Xavier Lainé, directeur général de Primobox

Véritable révolution technologique et comportementale, la dématérialisation est aujourd'hui une réalité opérationnelle pour chacun d'entre nous. En effet, après avoir été le sésame de certaines entreprises, la dématérialisation investit désormais de nouveaux domaines d'application et tend à se généraliser. Bien entendu, différents domaines connaissent une croissance plus marquée comme, par exemple, la dématérialisation de factures qui a fait couler beaucoup d'encre ces dernières années. Désormais, cette dernière s'impose comme un mode de traitement standardisé et largement pratiqué par l'ensemble des acteurs.

Certains vont même jusqu'à l'imposer comme le mode d'échange par défaut avec leurs clients ; le document papier étant considéré comme une option. Les raisons qui expliquent ce nouveau modèle sont alors multiples et variées : orientations écologiques, recherche de modernisation du processus d'échange entre l'entreprise et ses clients, optimisation des coûts de fonctionnement...

Xavier Lainé, Primobox

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