Le foisonnement de solutions logicielles peut être maîtrisé par les processus.

Les technologies actuelles mettent à notre disposition un nombre croissant d’outils, principalement à base de logiciels, qui présentent des fonctionnalités parfois extrêmement précises et souvent utiles. Certes, la pertinence de certaines applications peut être douteuse, mais laissons de côté ces cas et retenons seulement celles qui sont potentiellement utiles en entreprise.

La tendance du BYOD (Bring Your Own Device, « venez avec votre propre appareil ») démontre le besoin qu’ont les utilisateurs de disposer de réponses à leurs attentes qui leur conviennent au mieux.

Même si les DSI qui sont confrontés à cette tendance doivent composer avec cette nouvelle complexité, il faut se réjouir de ces solutions qu’apporte la technologie.

En revanche, l’appréhension de ces solutions ne doit se faire sans méthode. Car les risques sont multiples : outre les trous béants de sécurité, cauchemar des DSI, la multiplicité des outils met à mal la cohérence des données et surtout contribue à surconsommer des ressources, informatiques notamment, sans parler de l’empilement d’outils pour les utilisateurs !

Prenons l’exemple connu d’ERP (logiciels de gestion intégrés) disposant de module « GED » (Gestion Electronique de Documents) inclus dans la suite. Les documents gérés par la GED de l’ERP sont en parfaite cohérence avec ledit ERP ; mais de nombreux documents de l’entreprise ne sont pas gérés par l’ERP mais par d’autres applications ; dans ce cas, comment l’entreprise fonctionne-t-elle si la GED de l’ERP n’intègre pas des documents externes à l’ERP? A-t-elle prévu plusieurs GED, ce qui multiplie les coûts ? Utilise-t-elle des ressources pour alimenter une seule GED avec les documents de l’autre application ?

Un autre exemple, parmi d’autres, concerne les logiciels permettant de gérer le Document Unique d’Evaluation des Risques (DUER). Nombre de ces logiciels assistent efficacement l’entreprise dans la tenue à jour du Document Unique. Mais  y a-t-il véritablement intégration de ce logiciel dans les suivis de tous les projets opérationnels de l’entreprise ? Y a-t-il un lien avec les outils de gestion ?

Plusieurs des outils cités présenteront certainement des réponses positives à ces questions et seront tout à fait en mesure d’être « intégrés » dans les processus de l’entreprise ; mais justement, c’est à l’entreprise de s’en assurer. Une réponse logicielle à un besoin précis doit aussi s’intégrer harmonieusement dans les processus de l’organisation.

Ainsi, l’utilisation des ressources informatiques est optimisée, le personnel comprend mieux la pertinence des outils et des informations véhiculées, et l’entreprise maîtrise ses processus et ses données.

Jean-Marc JAGOU

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le 15/05/2013